◎ Créer une web conférence

Pour créer une web conférence, cliquer sur le bouton « Planifier une conférence » qui se trouve en bas de la page : .

L’utilisateur a également la possibilité de passer par sa salle personnelle :

La salle personnelle est “permanente”. Les liens sont perpétuels ainsi que le code DTMF pour rejoindre la conférence en audio.

Au clic sur le bouton Planifier une conférence l’utilisateur est renvoyé vers l’onglet de planification.

L’utilisateur peut entrer directement un email et/ou saisir le nom d’utilisateur dans le cas où les autres personnes sont connues de l’application.

Pour l’ajout via une adresse email, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton +.

Vous avez aussi la possibilité d’envoyer une demande de participation par SMS en entrant le numéro du destinataire dans le champ SMS.

Dans le cas d’une invitation par SMS, le patient reçoit alors un lien le renvoyant sur la conférence qui peut se faire soit par visio, soit téléphoniquement. Dans le cadre d’une consultation téléphonique, un code d’accès est notifié dans l’invitation ; il n’est donc pas nécessaire que le patient ait un équipement informatique.

Le clic sur le bouton option avancées permet de définir un nom spécifique pour la conférence et d’ajouter un code d’entrée.

Dans l’onglet suivant, l’utilisateur planifie la date et l’horaire. Il peut également laissé la conférence ouverte sans planification.

La dernière étape permet de saisir le message personnalisé inclut dans l’email qui sera envoyé automatiquement aux personnes invitées à la conférence.

L’envoi de l’email peut également être différé, en cliquant sur Ne pas envoyer l’invitation maintenant .

Les paramètres d’audioconférence (numéro et code) ne sont pas inclus par défaut dans le message. Une solution automatique est en cours de développement.

L’utilisateur doit se rendre dans la conférence pour récupérer le code DTMF (se référer à la partie interface web conférence). Le numéro de téléphone donné est unique.

L’utilisateur est ensuite dirigé vers les informations de la web conférence. Il peut rejoindre la conférence, modifier les participants, envoyer l’invitation (dans le cas où la case « ne pas envoyer » a été cochée).

La conférence sera ouverte automatiquement à l’heure programmée.