👁️‍🗨️ Fiche – Identitovigilance – Signaler une anomalie d’identité

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Définition

• Doublon : présence de plus d’un dossier correspondant à la même personne physique.
• Homonyme : personne partageant les mêmes traits d’identité.

Repérage du doublon

Lors de la recherche du patient, vous constatez qu’il y a deux patients créés avec les mêmes NOM – PRÉNOM – DATE de naissance.

• Vérifier les 5 traits d’identité afin de s’assurer qu’il ne s’agit pas d’un homonyme :
  • nom de naissance ;
  • premier prénom de naissance ;
  • date de naissance ;
  • sexe ;
  • lieu de naissance.
• Sur le dossier d’un des patients en doublon (ou plus), aller chercher dans les thématiques le formulaire “Signaler une anomalie d’identité”.
• Compléter le formulaire avec le plus de détails possible.

Que se passe-t-il ensuite ?

• La Cellule régionale d’identitovigilance fait régulièrement une requête pour repérer les anomalies signalées par le formulaire.
• Les doublons sont ainsi analysés puis fusionnés si nécessaire (s’il s’agit de doublons avérés et non d’homonymes).

Une fois le doublon fusionné, la cellule régionale d’identitovigilance vous en informera par mail. Si la prise en charge de ce doublon est urgente, vous pouvez alerter par mail la cellule régionale d’identitovigilance (srir@iess.fr) pour leur demander un traitement en urgence.

Conduite à tenir lors du dépistage d’une erreur d’identité doublon

Où trouver le formulaire de déclaration ?

• Dans “Parcours”, cliquer sur le +, : « Lier une thématique au patient ».
• Sélectionner dans le menu déroulant, la thématique « Signaler une anomalie d’identité », puis cliquer sur « Lier ».
• La thématique a bien été liée au patient.
• Choisir le questionnaire « Signaler une anomalie d’identité ».
• Cliquer sur +.
• Le formulaire s’ouvre automatiquement. Il est important de noter le plus de détails :
  • Les noms et prénom du déclarant
  • l’adresse mail, la fonction et le service du déclarant
  • le type d’anomalie parmi les propositions :
    
  • Pour chaque type d’anomalie, des précisions sont demandées. Exemple pour « Doublon (deux dossiers pour le même patient) » :
    
  • Dernière information à transmettre : le délai de traitement souhaité.
• Cliquer sur « Enregistrer ». Une pop-up vous informe que la demande est enregistrée .

/!\ Si vous êtes dans l’incapacité de finaliser votre demande, merci de notifier dans la partie commentaire “demande en cours de finalisation – indiquer le motif” et cliquer sur “enregistrer”.

/!\ Ne surtout pas clôturer la demande. L’équipe identito-vigilance clôturera la demande une fois celle-ci traitée.