📘 Fiche – Transférer des notifications vers un autre ESMS / une autre unité (dans le cadre d’une fermeture)

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Contexte : Un ESMS sur lequel vous gérez actuellement les notifications ferme (fusion avec un autre site par exemple) ou bien une des unités décrites dans ViaTrajectoire est amenée à disparaître (changement d’agrément, correction d’une erreur…) : pour procéder à la fermeture de cet ESMS / de cette unité, il faut « vider » les onglets “liste d’attente” et “Usagers entrés”, pour finaliser la fermeture. Il est possible de procéder au transfert en masse des notifications présentes sur le tableau de l’ESMS ou de l’unité, voire de toutes les inactiver si celles-ci ne sont plus d’actualité.

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PRÉREQUIS : DISPOSER DES HABILITATIONS ADAPTÉES

Pour pouvoir fermer l’établissement et/ou l’unité et procéder au transfert des notifications, il est nécessaire de disposer du profil «ESMS – Gestion des notifications (Dossiers nominatifs)» sur les établissements concernés. Cette habilitation permet la gestion et le transfert des notifications de la structure et/ou l’unité concernée par la fermeture vers un nouvel établissement.

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COMMENT FERMER UN ESMS DANS VIATRAJECTOIRE ?

Important : Pour procéder à la fermeture de l’ESMS dans ViaTrajectoire, merci de bien vouloir vous rapprocher de notre Centre de Service : viatrajectoire@iess.fr

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COMMENT FERMER UNE UNITÉ DANS VIATRAJECTOIRE ?

1. Depuis le menu “ADMINISTRATION” puis “Établissement” cliquer sur le en bout de ligne pour accéder à la fiche de l’ESMS concerné.
2. Se rendre dans l’onglet “Unités” et cliquer sur le lien “Fermer” au bout de la ligne de l’unité concernée,
3. Choisir l’option “Fermeture définitive”

Lorsque des notifications « actives » (= aux statuts « Liste d’attente » ou « Usagers entrés ») sont enregistrées sur l’ESMS ou l’unité concernée, la fermeture directe est impossible. Deux options sont proposées : inactiver toutes les notifications ou transférer les notifications.

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COMMENT INACTIVER TOUTES LES NOTIFICATIONS

Dans le cas d’une fermeture d’unité :

La fenêtre de confirmation rappelle les règles liées à l’inactivation : les notifications en liste d’attente seront basculées au statut « Retiré de liste d’attente » et les notifications au statut « Usager entré » (ou « Période d’essai en cours ») seront basculées au statut « Usager sorti » avec pour motif « Fermeture de l’unité ».

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COMMENT TRANSFÉRER LES NOTIFICATIONS

Au clic sur « Transférer les notifications », le tableau de bord de transfert des notifications reçues s’ouvre et affiche toutes les notifications enregistrées sur l’ESMS / l’unité à supprimer.

Nota : dans le cas de la fermeture d’un ESMS, les notifications à transférer ou à inactiver sont classées dans deux onglets :

• Notifications et contacts effectués : ces notifications seront transférés vers l’ESMS de destination sans nécessité de choisir une unité spécifique.
• Liste d’attente & Usagers entrés : ces notifications doivent être transférées vers une unité de l’ESMS de destination

Le tableau de bord affiche le nombre de notifications à transférer avant de pouvoir procéder à la fermeture de l’établissement / de l’unité. Il doit être vide pour que la fermeture soit possible. Si certaines notifications ne doivent pas être transférées (parce que l’usager n’est plus accompagné par l’ESMS par exemple), il est possible de les inactiver depuis ce tableau de bord en sélectionnant les notifications concernées et en cliquant sur « Inactiver les notifications » (le motif renseigné sera « Fermeture de l’établissement » ou « Fermeture de l’unité »).

1. La sélection des notifications à transférer se fait depuis les cases à cocher en début de ligne, puis le clic sur « transférer les notifications » permet de sélectionner l’ESMS (et l’unité de destination le cas échéant).
2. Au clic sur « Valider » un message est affiché sur le tableau de bord de transfert des notifications pour indiquer le succès (en vert) ou l’échec (en rouge) du transfert. Les notifications transférées dans l’ESMS / l’unité de destination conservent leur statut et les informations associées (dates, notes…). L’historique de la notification précise le transfert (unité et ESMS d’origine et date du transfert).
3. La fermeture de l’ESMS / l’unité est possible lorsque toutes les notifications du tableau de bord de transfert des notifications ont été transférées ou inactivées.