Gestion de la demande par un établissement receveur : les différentes étapes
Pour qui ? Ce support de formation est à destination des établissements disposant d’un compte « receveurs » dans l’outil VTGA qui permet de recevoir et gérer plusieurs demandes d’admission au sein de l’établissement.
Chaque établissement receveur (EHPAD, USLD, RA, AJ) dispose de comptes permettant l’accès à l’outil Via Trajectoire Grand Âge. Lors de la connexion, les utilisateurs accèdent à un tableau de bord permettant de visualiser et de traiter les demandes d’admission des particuliers ou demandeurs professionnels. Voici les étapes de gestion d’une demande :
- Réception de la demande
- Consultation et suivi du dossier
- Emission d’avis médical / de charge de travail en soin
- Réponse à la demande
- Déclaration de l’admission effective de la personne dans l’établissement
Réception de la demande
Une fois connecté au compte receveur de la plateforme ViaTrajectoire, passer la souris sur « Grand Âge » puis cliquer sur « Mes demandes reçues » pour accéder au tableau de bord présentant les demandes reçues.
- Passer la souris sur « GRAND ÂGE »
- Cliquer sur « Mes demandes reçues »
Astuce : Une « fiche pratique » est dédiée à la connexion à l’outil, qui se fait via le Portail de santé PACA.
Consultation et suivi du dossier
Depuis le tableau de bord, cliquer sur la ligne de la demande correspondante pour consulter les détails du dossier. Attention, selon les habilitations attribuées l’accès aux informations médicales sera possible ou non (mais il sera à minima possible de visualiser les avis médicaux internes émis par les personnes habilitées).
- Cliquer sur la ligne du dossier dans le tableau de bord pour ouvrir la demande.
En ouvrant le dossier, il est possible de consulter le détail de la demande :
- Dans l’écran principal, on retrouve les informations administratives, informations médicales, les pièces jointes.
- À droite, un résumé du dossier est disponible (incluant le statut, les contacts associés, etc.), ainsi que différentes options utiles au suivi du dossier (voir planche suivante).
Une fois le dossier ouvert, plusieurs éléments permettent de tracer en interne les avancées sur la demande.
- En haut à gauche se trouve la fiche de suivi qui peut être complétée et modifiée selon le besoin.
- En bas à droite de l’écran, dans la partie « suivi » se trouvent des possibilités pour prendre des notes, tracer une visite de la personne dans l’établissement, attribuer un code couleur au dossier pour indiquer son avancement, etc.
Astuce : Une fiche de suivi est à disposition pour tracer les actions internes liées au dossier.
Emission d’avis médical / de charge de travail en soin
En haut à droite du dossier se trouve l’action « Donner un avis en interne ». Les personnes habilitées pourront consulter les informations médicales du dossier (volets médical / autonomie) puis donner un avis favorable / défavorable sur le dossier médical et la charge de travail en soin associée à l’admission de la personne dans l’établissement. Les avis en question sont visibles sur le dossier même par les personnes sans habilitations médicales. Les avis peuvent être modifiés au besoin via le même bouton.
NB : Les avis en internes ne conditionnent pas la réponse apportée à la demande.
Réponse à la demande
En haut à droite du dossier se trouve l’action « Répondre », permettant d’apporter une réponse à la demande d’admission. Il est possible de proposer une admission, de mettre le dossier en liste d’attente ou encore de refuser la demande. Le particulier / demandeur en charge du dossier est informé de la réponse et du commentaire apporté.
Astuce : il est possible de revenir sur la réponse apportée en cliquant de nouveau sur « Répondre » puis « A réévaluer ».
Déclaration de l’admission effective de la personne dans l’établissement
Si la personne fait un retour positif à la proposition d’admission, le statut de la demande passe à « Admission acceptée ». Lorsque la personne intègre l’établissement, veiller à prononcer son admission effective via le bouton « Répondre ». Cette action permet d’informer les autres établissements, et de passer le dossier dans l’onglet « Admis » du tableau de bord – réduisant ainsi la liste des dossiers en cours de traitement.
Astuce : L’arrivée effective ne peut pas être réalisée à une date future.
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