Pour qui ? Ce support de formation est à destination des établissements disposant d’un compte « demandeur » dans l’outil VTGA qui permet de créer et gérer plusieurs dossiers et les demandes associées
Les différentes étapes
Dans le module Via Trajectoire Grand Âge, une demande d’admission dans un établissement d’accueil pour personne âgée peut être réalisée par un particulier ou bien par un demandeur professionnel (accompagnant social ou médico-social tels que les CCAS, CLIC, DAC, etc.)
- Créer un dossier
- Renseigner le dossier
- Sélectionner les établissements selon les critères de recherche
- Envoyer une/des demande(s) aux établissement choisis
- Suivre les réponses des établissements aux demandes
Créer un dossier
Créer un dossier est la première étape vers l’envoi d’une demande d’admission. Le particulier peut le faire par lui-même depuis la plateforme ViaTrajectoire (module « Grand Âge ») ou bien il peut faire appel à un accompagnant social / médico-social dans cette démarche (appelé « demandeur professionnel »)
Demandeur professionnel
Se connecter à VTGA, puis Cliquer sur « Créer un dossier »
Remplir les premiers éléments nécessaires à la création du dossier puis cliquer sur « Créer le dossier »
Renseigner le dossier
Le dossier est constitué de trois volets. Un volet administratif, que le particulier ou son accompagnant peut remplir seul, et deux volets contenant des informations médicales à remplir par un médecin (privilégier une consultation avec le médecin traitant pour remplir les deux volets en question).
- Volet Administratif
- Etat Civil
- Situation familiale
- Urgence de la demande
- Type d’hébergement
- Aspects financiers
- Volet Médical
- Motif de la demande
- Détail des pathologies et des traitements
- A renseigner par le médecin traitant ou le médecin du service demandeur en cas d’hospitalisation
- Volet Autonomie
- Grille AGGIR avec calcul automatique de la dépendance
Astuce : compléter le dossier en y ajoutant des pièces jointes
Sélectionner les établissements selon les critères de recherche
Une fois les trois volets du dossier remplis, le demandeur pourra utiliser l’annuaire à disposition sur ViaTrajectoire Grand Âge pour filtrer les différents établissements d’accueil selon ses critères de recherche (localisation, tarification, etc.). Il y accède depuis le résumé du dossier dans « RECHERCHE D’ETABLISSEMENT ».
Les établissements qui correspondent aux critères de recherche choisis précédemment s’affichent dans les résultats de la recherche. Pour obtenir plus d’information sur un établissement, cliquer sur « En savoir plus ». Cliquer sur le bouton« Sélectionner » pour enregistrer dans le dossier certains établissements d’intérêt.
NB : Il est indispensable de cliquer sur « Sélectionner » si on souhaite ensuite envoyer le dossier à l’établissement, mais cette action seule ne déclenche pas l’envoi du dossier à l’établissement.
Envoyer une/des demande(s) aux établissement choisis
Lorsque les établissements sont sélectionnés, cliquer sur « Retour au suivi des demandes » pour visualiser les établissements précédemment sélectionnés. Cliquer ensuite sur « Actions » puis sur « Envoyer » pour transmettre le dossier à l’établissement concerné.
Après avoir cliqué sur « Envoyer », une fenêtre s’ouvre et permet de préciser le type d’hébergement, l’urgence de la demande, et d’ajouter un commentaire sur la demande. Cliquer ensuite sur « Envoyer la demande » pour envoyer la demande à l’établissement choisi.
Suivre les réponses des établissements aux demandes
Maintenant que les demandes sont envoyées, les établissements receveurs pourront traiter la demande et y apporter une réponse.
Les réponses des établissements receveurs sont accessibles : soit en ouvrant le détail du dossier depuis le tableau de bord soit directement depuis la ligne du tableau de bord en cliquant sur 
Les établissement médico-sociaux receveurs ont la possibilité :
- d’inscrire la demande sur liste d’attente
- de proposer une admission avec date
- de refuser l’admission
Via le tableau de bord, un dossier qui a changé de statut apparaîtra en gras. Une visibilité sur les différentes demandes liées à un dossier est proposée sur la droite du tableau via l’icône en forme de maison.
Passer la souris sur le statut pour en connaître la signification
Via le dossier qui a changé de statut dans le tableau de bord, cliquer sur la ligne pour consulter les détails du dossier, vous serez redirigé vers la page affichant le statut des différentes demandes liées au dossier et le détail des réponses.
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