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Pour qui ? Ce support de formation est à destination des établissements disposant d’un compte « demandeur » dans l’outil VTGA qui permet de créer et gérer plusieurs dossiers et les demandes associées

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Les différentes étapes

Dans le module Via Trajectoire Grand Âge, une demande d’admission dans un établissement d’accueil pour personne âgée peut être réalisée par un particulier ou bien par un demandeur professionnel (accompagnant social ou médico-social tels que les CCAS, CLIC, DAC, etc.)

1. Créer un dossier
2. Renseigner le dossier
3. Sélectionner les établissements selon les critères de recherche
4. Envoyer une/des demande(s) aux établissement choisis
5. Suivre les réponses des établissements aux demandes

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Créer un dossier

Créer un dossier est la première étape vers l’envoi d’une demande d’admission. Le particulier peut le faire par lui-même depuis la plateforme ViaTrajectoire (module « Grand Âge ») ou bien il peut faire appel à un accompagnant social / médico-social dans cette démarche (appelé « demandeur professionnel »)

Demandeur professionnel

Se connecter à VTGA, puis Cliquer sur « Créer un dossier »

Remplir les premiers éléments nécessaires à la création du dossier puis cliquer sur « Créer le dossier »

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Renseigner le dossier

Le dossier est constitué de trois volets. Un volet administratif, que le particulier ou son accompagnant peut remplir seul, et deux volets contenant des informations médicales à remplir par un médecin (privilégier une consultation avec le médecin traitant pour remplir les deux volets en question).

• Volet Administratif
  • Etat Civil
  • Situation familiale
  • Urgence de la demande
  • Type d’hébergement
  • Aspects financiers
• Volet Médical
  • Motif de la demande
  • Détail des pathologies et des traitements
  • A renseigner par le médecin traitant ou le médecin du service demandeur en cas d’hospitalisation
• Volet Autonomie
  • Grille AGGIR avec calcul automatique de la dépendance

Astuce : compléter le dossier en y ajoutant des pièces jointes

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Sélectionner les établissements selon les critères de recherche

Une fois les trois volets du dossier remplis, le demandeur pourra utiliser l’annuaire à disposition sur ViaTrajectoire Grand Âge pour filtrer les différents établissements d’accueil selon ses critères de recherche (localisation, tarification, etc.). Il y accède depuis le résumé du dossier dans « RECHERCHE D’ETABLISSEMENT ».

Les établissements qui correspondent aux critères de recherche choisis précédemment s’affichent dans les résultats de la recherche. Pour obtenir plus d’information sur un établissement, cliquer sur « En savoir plus ». Cliquer sur le bouton« Sélectionner » pour enregistrer dans le dossier certains établissements d’intérêt.

NB : Il est indispensable de cliquer sur « Sélectionner » si on souhaite ensuite envoyer le dossier à l’établissement, mais cette action seule ne déclenche pas l’envoi du dossier à l’établissement.

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Envoyer une/des demande(s) aux établissement choisis

Lorsque les établissements sont sélectionnés, cliquer sur « Retour au suivi des demandes » pour visualiser les établissements précédemment sélectionnés. Cliquer ensuite sur « Actions » puis sur « Envoyer » pour transmettre le dossier à l’établissement concerné.

Après avoir cliqué sur « Envoyer », une fenêtre s’ouvre et permet de préciser le type d’hébergement, l’urgence de la demande, et d’ajouter un commentaire sur la demande. Cliquer ensuite sur « Envoyer la demande » pour envoyer la demande à l’établissement choisi.

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Suivre les réponses des établissements aux demandes

Maintenant que les demandes sont envoyées, les établissements receveurs pourront traiter la demande et y apporter une réponse.

Les réponses des établissements receveurs sont accessibles : soit en ouvrant le détail du dossier depuis le tableau de bord soit directement depuis la ligne du tableau de bord en cliquant sur

Les établissement médico-sociaux receveurs ont la possibilité :

• d’inscrire la demande sur liste d’attente
• de proposer une admission avec date
• de refuser l’admission

Via le tableau de bord, un dossier qui a changé de statut apparaîtra en gras. Une visibilité sur les différentes demandes liées à un dossier est proposée sur la droite du tableau via l’icône en forme de maison.

Passer la souris sur le statut pour en connaître la signification

Via le dossier qui a changé de statut dans le tableau de bord, cliquer sur la ligne pour consulter les détails du dossier, vous serez redirigé vers la page affichant le statut des différentes demandes liées au dossier et le détail des réponses.

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Connexion en tant que particulier

Si vous disposez d’un espace professionnel VTGA, son utilisation est décrite dans la fiche réflexe « Créer un dossier et gérer les demandes associées ».

Accompagner les particuliers dans leur démarche sur VTGA :

Espace Usager : j’accompagne le particulier qui reste maître du dossier

• J’accompagne des demandes de manière occasionnelle
• Connexion avec le numéro de dossier du demandeur
• Le bénéficiaire reste référent du dossier : c’est le demandeur qui décide de transmettre le n° de dossier

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Accompagnement du particulier via l’espace particulier

Les différentes étapes du processus VTGA en tant que particulier :

• Connexion à VTGA pour un particulier ou proche aidant
• Création du dossier d’admission
  • créer le dossier
  • valider l’adresse mail
  • compléter le volet administratif
  • déclarer le médecin traitant
  • faire remplir le volet « médical » et le volet « autonomie » par le médecin traitant lors d’une consultation (prise de rendez-vous hors ViaTrajectoire)
  • finaliser et lancer la recherche
• Sélectionner des établissements
• Envoyer une demande d’admission
• Consulter son dossier (visualiser les réponses, accepter/refuser une proposition d’admission)

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Connexion à VTGA pour un particulier ou proche aidant :

Lien de connexion à inscrire dans votre moteur de recherche : https://trajectoire.sante-ra.fr/Trajectoire/

Cliquer sur « PERSONNES ÂGÉES »

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Création du dossier d’admission : bouton « CRÉER MON DOSSIER »

Cette page d’accueil résume les fonctionnalités de ViaTrajectoire Grand Âge ainsi que les différentes étapes du processus

Cliquer sur « CRÉER MON DOSSIER »

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Création du dossier d’admission : « Avant de commencer »

Cette page conseille de réunir certains documents pour pouvoir réaliser les prochaines étapes plus rapidement

Cliquer sur « DÉMARRER »

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Création du dossier d’admission : premières informations à renseigner

Renseigner les premiers éléments du dossier puis Cliquer sur « VALIDER ET PASSER À L’ ÉTAPE SUIVANTE»

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Création du dossier d’admission : Charte d’utilisation ViaTrajectoire

• Lire puis accepter la charte d’utilisation ViaTrajectoire

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Création du dossier d’admission : valider l’adresse mail

• Le dossier est créé, il faut maintenant confirmer la validité de l’adresse mail renseignée précédemment

• Depuis le mail envoyé automatiquement par ViaTrajectoire, cliquer sur le lien pour confirmer votre adresse mail

• Conserver bien votre numéro de dossier et mot de passe avant de passer à l’étape suivante

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Création du dossier d’admission : compléter volet administratif

• Remplir le volet administratif (les informations renseignées à la création du dossier sont déjà présentes)

• Poursuivre la complétion du volet administratif (seuls les champs marqués d’un astérisque rouge sont obligatoires)

• Poursuivre la complétion du volet administratif (un texte libre permet de préciser des éléments complémentaires)
• Indiquer les coordonnées de la personne à contacter aussi précisément que possible

• Préciser le type de demande d’hébergement associée au dossier et indiquer les éléments financiers

• Compléter votre dossier par des pièces jointes pour justifier les revenus de la personne concernée

• Ajouter un nouveau commentaire (si pertinent) pour préciser la demande
• Enregistrer et passer à l’étape suivante

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Création du dossier d’admission : déclarer le médecin traitant

• Déclarer le médecin traitant pour qu’il puisse compléter les informations médicales du dossier

• Une fois le médecin traitant sélectionné, il est possible de le modifier (au besoin) avant de passer à la suite

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Création du dossier d’admission : faire remplir les volets « médical » et « autonomie » par le médecin traitant lors d’une consultation

• En dehors de ViaTrajectoire, prendre rendez-vous pour une consultation avec le médecin traitant afin qu’il renseigne les informations médicales du dossier (une procédure à destination du médecin peut être téléchargée)

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Création du dossier d’admission : finaliser et lancer la recherche

• Une fois la consultation réalisée auprès du médecin traitant, finaliser le dossier et lancer la recherche

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Sélectionner des établissements

• L’onglet « Rechercher les établissements » s’ouvre automatiquement
• Une recherche d’établissements s’affiche automatiquement, basée sur l’adresse actuelle de la personne renseignée dans le dossier (de nouvelles recherches peuvent être lancées)

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Envoyer une demande d’admission

• Une fois la sélection terminée, il faut encore contacter les établissements pour envoyer les demandes

• Une fois la sélection terminée, il faut encore contacter les établissements pour envoyer les demandes

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Consulter son dossier

• Vous avez correctement envoyé une demande d’admission à un établissement d’accueil pour personnes âgées
• Dès qu’une réponse sera envoyée par l’établissement, vous recevrez un mail vous invitant à vous reconnecter à votre espace

• Vous avez correctement envoyé une demande d’admission à un établissement d’accueil pour personnes âgées
• Dès qu’une réponse sera envoyée par l’établissement, vous recevrez un mail vous invitant à vous reconnecter à votre espace

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• Pour terminer le processus, il est nécessaire de répondre à la proposition d’admission de l’établissement

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Le signalement des décès permet l’actualisation des tableaux de bord des établissements prescripteurs, structures d’accompagnement de ville et établissements receveurs.

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SIGNALER LE DÉCÈS

Il est possible d’effectuer un signalement manuel de décès dans ViaTrajectoire afin de provoquer l’annulation de la demande sous 30 jours. Ce signalement est possible pour le receveur, seulement sur les statuts de dossier suivants :

• demande reçue
• liste d’attente
• admission proposée

Pour réaliser cette action :

• entrer dans le dossier pour lequel vous souhaitez signaler le décès,
• puis, en bas à droite cliquer sur Signaler le décès.

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À la consultation du dossier concerné par l’alerte, un bandeau explicatif apparaît en haut de la page.

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SIGNALER UNE SUSPICION DE DÉCÈS PAR L’INSEE

ViaTrajectoire est synchronisé mensuellement avec les fichiers de déclaration de décès de l’INSEE. Sur la base de critères communs (nom de naissance, prénom, sexe et date de naissance), les dossiers d’admission correspondant sont signalés sur les tableaux de bord. Ainsi lorsqu’un dossier fait l’objet d’une suspicion de décès, celui-ci est signalé dans le tableau de bord par cette icône :

Il est nécessaire de répondre au signalement de décès de l’usager sous 30 jours. Un mail d’information est envoyé :

• à l’usager ou à son aidant s’il est connecté au dossier via l’espace Particuliers,
• au médecin traitant, s’il a été déclaré dans le dossier,
• à l’accompagnant professionnel, s’il détient la responsabilité du dossier.