Si le compte est bien paramétré dans VT, il recevra des notifications.

Depuis l’onglet administration, rubrique « Mon Compte », on accède à la section « Mes Habilitations » et sur la colonne de droite il est possible de cocher/décocher la réception de mails.

Attention les notifications se sont pas activées par défaut.

Les établissements receveurs n’auront pas de compte demandeur à disposition.

En revanche, il sera possible pour un établissement d’assister un particulier dans sa démarche via le compte du particulier si l’établissement ne dispose pas d’un compte demandeur.

Les changements qui génèrent une notification par mail sont personnalisables pour chaque compte ViaTrajectoire.

Cette fonctionnalité peut être activée/désactivée dans la gestion du compte. Chemin d’accès : onglet « Administration » > « Mon compte » > « Mes habilitations » – A droite de l’écran « Mes habilitations », cocher « Réception des mails ».

Attention : par défaut les notifications ne sont pas activées à la création du compte. Il est conseillé d’effectuer ce paramétrage lors de votre première connexion.

Sur la page d’accueil, passer votre souris sur « ADMINISTRATION ».

Dans le menu qui s’affiche, cliquer sur « Établissements ».

Cliquer ensuite sur le crayon (à droite) pour modifier l’établissement souhaité. Descendre ensuite jusqu’à la section « Dossier de demande d’admission » et cocher les volets obligatoires pour postuler à une place dans votre établissement. NB : Cette action nécessite des droits d’administrateur (référent Trajectoire) pour l’établissement concerné.

Le volet administratif est forcément obligatoire, c’est pourquoi seuls les autres volets sont mentionnés dans la section « Dossier de demande d’admission »

Non, il n’est pas demandé de faire une saisie rétroactive des dossiers en cours de traitement. Par contre, à partir de l’inauguration de VTGA dans votre département, il est nécessaire d’utiliser VTGA. Dans tous les cas, les dossiers toujours en attente ou non traités au-delà du 01/01/2024 devront être traités dans VTGA.

Il ne faut pas déroger à la règle pour laquelle un compte correspond à un individu et à une adresse mail.

Oui, cette information existe dans ViaTrajectoire Grand Âge et est un critère de recherche disponible dans l’annuaire des établissements receveurs.

Oui, si vous disposez déjà d’un compte ViaTrajectoire, vos identifiants et mots de passe restent identiques, des habilitations supplémentaires vous seront octroyées sur ce compte. Pour rappel, la connexion se réalisera via le Portail de santé PACA.nt

Dans l’espace Usagers VTGA, il est possible d’ajouter des critères de recherche de type « Confort » (établissement sécurisé, veilleur de nuit…) et de type « Soins » (suivi psychiatrique…) pour affiner sa recherche.

Il n’y a pas de calcul automatique de la capacité d’accueil (nombre de places / lits) sur VTGA. Il est en revanche possible pour un établissement d’indiquer sa capacité d’accueil globale ou par unité.

Une fois le dossier usager créé, il est possible de lancer une recherche d’établissements dans l’annuaire dans le but de leur envoyer une demande d’admission.

Dans la liste des résultats qui s’affichent, l’utilisateur peut alors « sélectionner » un ou plusieurs établissements pour les enregistrer dans le dossier. Il peut ensuite (immédiatement ou plus tard) consulter les détails de chaque établissement sélectionné sans avoir à relancer la recherche initiale.

Quand il a pris sa décision, l’utilisateur clique alors sur « Envoyer » pour transmettre le dossier aux établissements de son choix.

Les dossiers ne sont pas automatiquement supprimés à leur refus. Une fois refusés le dossier bascule dans un onglet dédié « Refusés » du tableau de bord et reste consultable. Il sera ensuite archivé après 270 jours d’inactivité sur le dossier.

Durée de conservation des données : les données personnelles sont conservées pendant une durée de 10 ans à compter de la date du dernier passage/séjour de la personne concernée dans l’établissement ou service la prenant en charge ou à compter de la dernière consultation du patient.

Cette durée correspond à la durée légale de conservation du dossier médical dans les cabinets libéraux (dans le respect de l’article L. 1142-28 du Code de la santé publique).

Les dossiers présents dans les onglets « Admis » et « Annulés » basculeront automatiquement dans l’onglet « Archivés » au bout de 270 jours.

Les dossiers qui figurent dans l’onglet « Liste d’attente » ne sont jamais archivés.

Il n’y a pas de message d’alerte avant l’archivage du dossier, mais ce dernier reste consultable via l’onglet « archivés » du tableau de bord.

Il n’est pas possible de réactiver un dossier archivé. Il est revanche possible de réactiver un dossier « Annulé ».

Des comptes de formation sont disponibles aux utilisateurs. Pour y avoir accès, merci de faire une demande à l’adresse suivante : deploiement.vtpa@ies-sud.fr

Certains des départements qui utilisent déjà l’outil VTGA sont passés à 100% de dossier dématérialisés sur la plateforme et n’utilisent plus de Cerfa d’admission papier.

Le taux de demandes d’admissions traitées dans l’outil est variable selon les départements.

Depuis votre compte ViaTrajectoire, rendez-vous dans l’onglet « ADMINISTRATION » puis « Etablissements ». Cliquer sur l’icône en forme de crayon pour modifier l’établissement concerné, puis dans la section « dossier de demande d’admission », cocher les volets à rendre obligatoires.

Le dossier peut être téléchargé en « format Cerfa » en ouvrant le dossier puis en cliquant en haut de l’écran sur « Télécharger la demande ».

L’historique n’est pas téléchargeable mais peut être consulté depuis le résumé du dossier (en bas, dans la partie « historique des échanges »).

Le médecin traitant peut bien accéder au volet administratif du dossier.

Un médecin traitant peut tout à fait créer un dossier Grand Age et en être le référent au même titre que n’importe quel autre accompagnant.

Dans le volet médical, seul le champ « Contexte de la demande » est obligatoire (les champs liés au médecin traitant ne sont pas obligatoires).

Il est possible pour un médecin qui n’est pas identifié comme médecin traitant de récupèrer le dossier créé par le demandeur pour le compléter (via le numéro de dossier).

Il est néanmoins important que le médecin qui renseigne le volet médical s’identifie dans tous les cas (cf. champs en bas du volet médical), même s’il n’est pas le médecin traitant du demandeur.

Oui, le médecin pourra mettre à jour les volets « médical » et « autonomie » du dossier.

Il est possible dans le volet administratif d’indiquer si la personne concernée par le dossier fait l’objet d’une mesure de protection juridique et d’en préciser la nature puis de désigner nominativement le chargé de protection juridique (dans la partie « Coordonnées des personnes à contacter au sujet de cette demande »).

Si la personne en charge du dossier est uniquement un représentant social, alors il faudra renseigner dans la partie « Coordonnées des personnes à contacter au sujet de cette demande » un autre contact en cliquant sur « Ajouter une personne à contacter ».

Oui. Par défaut, le dossier est à remplir en amont de la sélection des établissements. Si un usager fait remplir les 3 volets et que la RA a un utilisateur médecin habilité dans son établissement, il pourra consulter le volet médical.

Si l’usager n’a pas rempli le volet médical, la RA pourra le contacter pour lui demander de compléter son dossier (attention : l’usager ne peut pas remplir le volet medical seul, il doit pour cela solliciter un médecin).

Les informations du dossier peuvent être modifiées au cours du processus.

Oui. Différentes questions sont présentes dans le volet administratif au sujet de la pension de retraite et des éventuelles allocations perçues. Si besoin, l’usager pourra également charger des pièces justificatives dans son dossier.

Oui. Dans le volet administratif, il est demandé qui est la personne à contacter pour le suivi du dossier : la personne elle-même ou un aidant. Il est possible de renseigner les informations concernant l’aidant.

Une colonne dédiée existe également dans le tableau de bord des établissements receveurs : la colonne « R » qui signifie « Référent du dossier » permet de savoir qui est en charge du dossier.

Les informations de contacts sont également présentes dans la partie droite de l’écran lorsque le dossier est ouvert.

Oui. Dans le volet administratif, il est demandé si l’usager est 1/ Informé de la demande 2/ Consentant à la demande. De plus, au moment d’envoyer un dossier à un établissement, un message rappelle « Le consentement de la personne âgée et/ou de son entourage doit avoir été recueilli avant l’envoi de cette demande. »

NB : la demande systématique de RDV par certains établissements permet de confirmer le consentement de la personne concernée

Oui, depuis un dossier du module sanitaire il est possible de créer un dossier VTGA et inversement.

Non, cette fonctionnalité n’est pas prévue. Il est en revanche possible de créer un dossier Grand Âge depuis le module ViaTrajectoire Sanitaire.

À partir du 01/01/2024 l’ensemble de la région PACA sera déployé dans VTGA et la consigne ARS sera de faire passer les différentes demandes d’admission dans le logiciel.

Non, pas de blocage. Un aidant peut gérer 2 dossiers en parallèle avec la même adresse mail.

Si le médecin traitant en question s’est déjà connecté au moins une fois à ViaTrajectoire il recevra un mail à l’adresse qu’il a indiqué lors de sa première connexion.

En revanche sans une première connexion, ViaTrajectoire n’envoie pas de mail automatique au médecin, qui devrait néanmoins être contacté par le particulier (en dehors de ViaTrajectoire) pour fixer une consultation médicale afin de remplir les volets “médical” et “autonomie” du dossier.

La partie tarification des établissements affichée dans VTGA est alimentée par le site de la CNSA. Depuis l’outil VTGA, lorsque l’on se rend dans l’onglet « Infos Générales » puis « conditions d’hébergement » on rencontre un encart rouge permettant de basculer sur le site de la CNSA.

Ce type d’extraction n’est pas possible par les utilisateurs demandeurs ou receveurs. Il est en revanche possible depuis les détails d’un dossier de cliquer sur « télécharger la demande » en haut de l’écran, ce qui permet de générer un .pdf reprenant les informations du dossier (+ les avis internes et fiche de suivi) au format « Cerfa d’admission papier ».

Il est possible de créer un dossier VTGA en important un dossier existant dans le module VT Sanitaire (et inversement) afin de ne pas recréer un dossier déjà présent dans l’autre module Via Trajectoire. (bouton présent en bas à droite de l’écran une fois le dossier créé).

Il n’est pas prévu de créer des interfaces entre les différents outils de santé et VTGA. Par contre, il existe bien des connexions entre les modules VTGA.

Il est possible de créer un dossier « Grand Âge » depuis un dossier « Sanitaire » via le bouton « Créer dossier GA » dans la section « Actions sur le dossier ».
Cette création génère un nouveau numéro de dossier visible en bas à droite du dossier Sanitaire. Nous aurons donc un numéro de dossier « Sanitaire » et un numéro distinct pour le dossier « Grand Âge ». Depuis le dossier « Sanitaire », il sera possible d’accéder au dossier « Grand Âge » en cliquant sur le nouveau numéro de dossier.

Ce système fonctionne aussi en sens inverse, depuis VTGA vers le module VT Sanitaire.

Oui, une partie “observatoire” permet d’accéder à des statistiques d’utilisation de l’outil.

Comme tout établissement SSR, à partir du moment où il est synchronisé, peuplé et qu’il a des personnes habilitées dans VT, un établissement psychatrique peut orienter des personnes âgées avec l’outil ViaTrajectoire.

Les droits des référents et utilisateurs VTGA seront attribués de manière automatique grâce à une mise à jour qui est en cours côté GRADeS. Les droits seront attribués avec l’ouverture du service afin que les utilisateurs puissent disposer de l’outil le jour J.

Pour obtenir un accès de médecin coordonnateur, il faut que le médecin demande la création d’un compte sur le portail de santé (si il n’en a pas déjà) ainsi que des accès VT pro comme le ferait n’importe quel professionnel de santé d’un établissement. Il n’y a donc pas de lien entre les comptes médecins libéraux et professionnels d’un établissement. Cela signifie que les deux sont créés et gérés de manière indépendante.

Les informations de ces deux onglets sont destinées uniquement au personnel médical. Elles ne sont donc pas accessibles aux usagers.

Tout organisme médico-social ou établissement sanitaire peut obtenir un compte de demandeurs professionnels dans ViaTrajectoire Grand Âge. Chaque établissement dispose d’un référent en mesure de créer de nouveaux comptes pour ses équipes. En cas de difficultés il est possible de solliciter l’équipe VTGA pour assistance via l’adresse mail dédiée : deploiement.vtpa@ies-sud.fr

Il est possible de transférer la responsabilité du dossier vers un particulier ou un autre établissement. En revanche une demande d’admission est faite directement à un établissement receveur, pas sur une unité en particulier.

Oui, il vous est possible de vous connecter dès maintenant à l’outil ViaTrajectoire Grand Âge via ce lien : https://trajectoire.sante-ra.fr/Trajectoire/

Chaque compte VTGA est nominatif, mais plusieurs personnes peuvent avoir un compte VTGA relié à un même établissement. De plus, il existe une communication entre les modules Via Trajectoire “Sanitaire” (qui permet de traiter des demandes de SSR, HAD etc.) et “Grand Âge” qui permet de faire des demandes d’admission vers des structures d’hébergement pour personnes âgées.

Oui, selon leurs habilitations dans ViaTrajectoire. Les personnes des établissements sanitaires du département se verront attribuer des droits dans l’outil ViaTrajectoire pour accéder aux nouvelles fonctionnalités “Grand âge”. Selon leur profil, ils pourront ou non compléter la partie médicale du dossier selon les habilitations attribuées (la partie médicale ne pouvant être renseignée que par du personnel médical qualifié).

La valeur légale de la proposition d’admission est identique que le format soit papier ou dématérialisé (ViaTrajectoire).

À partir du 01/01/2024 l’ensemble de la région PACA sera déployé dans VTGA et la consigne ARS sera de faire passer les différentes demandes d’admission dans le logiciel.

Ne pas utiliser l’outil empêchera l’établissement de visualiser certaines demandes d’admission qui lui seront faites dans le logiciel.

L’outil VTGA est conforme aux règles RGPD, dont l’archivage des dossiers sous 270 jours. Ci-dessous un complément sur la conservation des données dans VTGA et les articles de loi correspondants.

Durée de conservation des données : les données personnelles sont conservées pendant une durée de 10 ans à compter de la date du dernier passage/séjour de la personne concernée dans l’établissement ou service la prenant en charge ou à compter de la dernière consultation du patient.

Cette durée correspond à la durée légale de conservation du dossier médical dans les cabinets libéraux (dans le respect de l’article L. 1142-28 du Code de la santé publique).

Un dossier peut-être créer dans VTGA quelque soit l’âge de la personne qui souhaite être admise en structure d’accueil pour personne âgée. Une alerte apparaît néanmoins à la création du dossier lors du renseignement de la date de naissance si la personne a moins de 6O ans. Dans ce cas une dérogation sera nécessaire pour intégrer un établissement, mais le dossier peut néanmoins être créé normalement.

Dans le volet administratif du dossier, il est demandé d’indiquer si la personne faisant l’objet de la demande est 1) informée 2) consentante à la demande.

Le recueil du consentement de la personne se réalise dans le volet administratif via une case à cocher, la signature manuscrite n’est pas demandée dans l’outil VTGA

Dans le volet administratif du dossier se trouve plusieurs champs / cases à cocher permettant d’indiquer si le consentement éclairé de la personne concernée par le dossier est recueilli ou non ou s’il est impossible à recueillir. De plus, un autre champ (dans le même volet) permet d’indiquer les éventuelles mesures de protection juridique dont elle fait l’objet.

Oui.

Pour les « demandeurs », qui créent un dossier, lors de l’envoi d’une demande (fenêtre intitulée « Envoyer une demande »), si celle-ci concerne un hébergement de type « temporaire » et que le niveau d’urgence sélectionné est « immédiat », alors une case à cocher apparaît dans la fenêtre pour permettre à l’utilisateur de préciser s’il s’agit d’une « demande d’Hébergement Temporaire d’Urgence (HTU) ».

Dans le tableau de bord, un sigle « HTU » au niveau de la colonne « Statut » pour les demandes d’hébergement temporaire d’urgence existe.

Dans le dossier, partie « Suivi des demandes », la mention « Hébergement Temporaire d’Urgence (HTU) » pour les demandes concernées est visible.

Pour les établissements receveurs, l’Hébergement Temporaire d’Urgence (HTU) se matérialise comme suit : Ajout du sigle « HTU » dans le tableau de bord au niveau de la colonne « Statut » pour les demandes d’hébergement temporaire d’urgence. Dans le dossier, ajout de la mention « Hébergement Temporaire d’Urgence » dans le résumé du dossier pour décrire le type d’hébergement demandé.

Si la personne souhaite être placée en Ehpad, il faut utiliser le module GA. Si la personne doit être placée dans un établissement Handicap tel qu’un Foyer d’Hébergement, Foyer de Vie, etc., il faut utiliser le module Handicap, sachant que pour entrer en ESMS PH, la personne doit disposer d’une décision d’orientation de la CDAPH.

Il n’y a pas de lien entre VT Handicap et VT Grand Âge, ce sont 2 modules indépendants.

Il est possible, depuis la page d’accueil Via Trajectoire d’aller dans l’onglet « Annuaires » et de choisir « Annuaire des établissements médico-sociaux pour personnes en situation de handicap » afin de consulter les ESMS Handicap.

Non. Sauf si le professionnel de l’ARS est habilité sur l’établissement en question. Il s’agit d’avis internes à la structure.

L’ARS accède aux statistiques VTGA des établissements receveurs de son périmètre. Elle n’a pas en revanche de possibilité technique dans l’outil d’influencer les admissions.

ViaTrajectoire n’a pas vocation à porter les demandes d’Aides Sociales Hébergement. L’outil indique uniquement le prix des chambres pour les bénéficiaires mais les démarches d’obtention sont à faire en parallèle.

Non, l’outil VTGA est accessible à tous, particulier comme professionnel, avec un moteur de recherche permettant d’identifier les établissements qui correspondent au besoin de la personne.

Il est en effet possible dans l’outil, dans le volet administratif du dossier, de préciser le type d’hébergement souhaité (notamment temporaire ou permanent). Ce critère de recherche est également présent dans l’annuaire ViaTrajectoire Grand Âge.

Merci d’adresser vos demandes concernant le déploiement de ViaTrajectoire Grand Âge en région PACA à l’adresse mail suivante : deploiement.vtpa@ies-sud.fr

Dès que l’outil est mis en service dans un département, les utilisateurs du département concerné peuvent contacter le centre de service pour toute demande de support.

– Adresse mail contact : viatrajectoire@ies-sud.fr

-Numéro d’appel : 04.98.08.00.80

-Formulaire en ligne : Possibilité de contacter le CDS via le portail de santé PACA : Cliquer sur « ? besoin d’aide » puis sur « accéder au formulaire de contact »

Un kit de communication complet est disponible sur ce site : https://ies-sud.fr/orientation-viatrajectoire/grand-age/ (voir en bas de la page, section « kit de communication »).

La première connexion du médecin se fait obligatoirement par carte CPS ou par l’application e-CPS. A partir de la seconde connexion le médecin peut se connecter via un identifiant et un mot de passe (+ un code « OTP » qui lui sera envoyé par mail).

De tels documents existent et sont disponibles au lien suivant :
https://ies-sud.fr/orientation-viatrajectoire/grand-age/

Il existe deux possibilités pour trouver cette information :

• 1ère possibilité :
  Une fois connecté sur le Portail de santé PACA, Cliquer sur “Mon compte”, puis sur l’établissement sur lequel vous êtes rattaché. On peut alors lire le nom du »Référent Établissement » et du « Référent VT ».
• 2ème possibilité :
  Une fois connecté sur le Portail de santé PACA :
  Cliquer sur “ROR & Indispensables” puis “ROR (Répertoire Opérationnel des Ressources)” et enfin sur “Mon établissement”
  Le nom de l’établissement apparaît à gauche, cliquer sur « Action » / « Consulter » et vous pourrez lire le nom de votre »Référent Établissement » et de votre « Référent VT ».

Si le dossier est réalisé en tant que particulier, alors les informations médicales ne sont pas visibles. Un message est affiché indiquant « Seul votre médecin est habilité à l’accès au volet médical.

Si vous voulez consulter le volet médical de votre dossier, veuillez vous adresser à votre médecin ». Si le dossier est géré par un demandeur disposant d’un compte professionnel, ses accès aux informations médicales du dossier dépendent de ses habilitations dans l’outil (seuls les rôles médicaux permettent d’accéder à ces informations).

L’outil est en cours de déploiement dans la région. Il n’existe pas à ce jour de données significatives nous permettant de répondre à cette question.

Si le personnel de santé crée un dossier VTGA pour la personne âgée, elle devrait en toute logique créer un doublon. Une alerte remonte alors dans l’outil, ce qui permettra aux équipes de soins de mettre à jour le dossier.

L’outil ViaTrajectoire n’accepte que les adresses situées en France.

Si l’accompagnant réalise la démarche sans compte professionnel mais en tant que particulier, le dossier est réalisé au nom du particulier. Si l’accompagnant dispose d’un compte professionnel, il peut créer le dossier au nom du particulier via son espace professionnel et tous les établissements sollicités auront en visibilité à quel établissement appartient le référent à l’origine de la création de ce dossier.

Il existe un contrôle des doublons lors de la création des dossiers, qui alerte si un dossier existant comporte les mêmes Nom + Prénom + Date de naissance qu’un dossier que l’on souhaite créer. Il est néanmoins possible de créer le dossier malgré le message d’alerte.

Oui, à partir du moment où le département en question est opérationnel dans ViaTrajectoire, on pourra trouver les établissements receveurs de ce territoire et leur envoyer des demandes (pour rappel, près de 80 départements sont déjà déployés dans l’outil à date).

Les établissements sanitaires disposent de comptes de “demandeurs professionnels” dans VTGA permettant de créer des dossier (et de les gérer) pour le compte des particuliers.

La nécessité d’une unité protégée peut être indiquée dans le volet médical du dossier, si tel est le cas l’information est visible de l’établissement receveur dans le dossier d’admission.

Oui. Il est possible d’utiliser une même adresse e-mail pour plusieurs dossiers différents. L’adresse e-mail doit néanmoins être valide puisqu’un lien envoyé à cette adresse mail doit être utilisé pour permettre la création du dossier.

Non. Il est préférable que le dossier soit créé par le patient et/ou la famille. Et cela afin de suivre le dossier dans son avancement. Mais d’autres acteurs ont aussi la possibilité de créer un dossier : les équipes de soins des hôpitaux (SSR, MCO, HAD) mais également les médecins.

Refuser le dossier n’est pas nécessaire.

Il est possible de mettre le dossier en attente (ouvrir le dossier puis cliquer sur « Répondre » puis « Liste d’attente ») et de formuler un commentaire précisant qu’il y a des éléments manquants.

L’établissement est invité, comme il le fait aujourd’hui, à contacter le demandeur pour tout complément d’information. Le demandeur pourra compléter son dossier en ligne, et l’établissement recevra les mises à jour instantanément. Il n’y a pas d’autre fonctionnalité de communication dans l’outil.

Pour annuler une admission faite par erreur, il faut se rendre dans le dossier de la personne concernée, cliquer sur « répondre » en haut à droite puis sur « à réévaluer ». Les admissions effectives ne peuvent pas être annulées.

Le particulier ou le demandeur en charge du dossier peut préciser dans le volet administratif si la personne est en couple ou non, mais il n’existe pas de lien spécifique avec le dossier de la personne concernée. Il est également possible d’utiliser le filtre « couple » pour retrouver ce type de dossier depuis le tableau de bord receveur.

Par défaut, lorsque l’usager accepte une admission, l’outil annule les autres demandes. En revanche, il laisse la possibilité à l’usager (qui doit alors agir sur l’outil) de maintenir ses demandes pour un ou plusieurs établissements de son choix.

Cette fonctionnalité permet à l’usager de recevoir par la suite des réponses d’établissements qui répondraient davantage à ses critères de recherche. Par exemple, son établissement favori le met en liste d’attente faute de place ; un établissement moins adapté peut l’accueillir tout de suite.

Garder la demande active dans le premier lui permettra d’être tenu informé dès qu’une place se libérera.

Oui. L’application vient remplacer le dossier papier, pas les procédures d’organisation propres à chaque établissement. L’établissement pourra contacter l’usager (via téléphone ou autre) pour programmer une visite. Il sera possible de saisir le résultat de cette visite dans le dossier de l’usager. Dans le dossier du demandeur, une rubrique « Suivi » permet notamment d’indiquer une date de visite ainsi que des commentaires.

Il est possible dans l’outil via le bouton « Répondre » (disponible uniquement pour certains profils des établissements receveurs) de « forcer » l’admission en passant d’une proposition d’admission à une admission effective.

L’admission effective doit uniquement être prononcée lorsque la personne est bien accueillie dans l’établissement receveur.

Le receveur ne peut pas ajouter de pièces jointes à un dossier – seuls les particuliers et les demandeurs professionnels en charge du dossier le peuvent. En revanche il est possible de compléter la fiche de suivi du dossier pour mentionner des éléments complémentaires visibles seulement de l’établissement receveur.

Le statut des demandes qui se trouvent dans l’onglet « Annulés » correspond au dernier statut de cette demande avant qu’elle soit annulée.

L’outil permet effectivement de savoir qui a renseigné les différents volets d’un dossier via le bouton « historique des échanges ». Dans le volet médical, on retrouve également une rubrique « médecin suivant la personne » et « médecin ayant rempli le dossier (si différent du médecin traitant) ».

Un établissement receveur a la possibilité de prévenir le demandeur et les autres structures receveuses contactées en signalant le décès de l’usager (possible pour le receveur 7 jours après réception de la demande) Ces critères ne sont cependant pas légalement suffisants pour rendre automatique la déclaration du décès dans le logiciel. En cas d’alerte, le décès devra donc être confirmé soit par un professionnel en relation avec l’usager, soit par l’un de ses aidants.

3 réponses possibles en cas de suspicion de décès pour le référent du dossier : – soit confirmer le décès : dans ce cas, le dossier passera au statut « Annulé » – soit signaler que la personne concernée n’est pas décédée : dans ce cas, le dossier reprendra son cycle de vie et l’indicateur signalant la suspicion de décès disparaîtra – soit indiquer qu’il ne sait pas ou qu’il ne peut pas répondre pour le moment : dans ce cas, l’alerte est maintenue et demeurera visible.

En cas de non réponse, l’annulation du dossier est automatique au bout de 30 jours. Possibilité de réactivation du dossier si celui-ci n’est pas encore archivé.

Cette fonctionnalité n’est à utiliser que si la personne âgée a bien intégré l’établissement receveur (jamais avant), et uniquement dans le cas où l’accompagnant ou l’usager/l’aidant n’aurait pas répondu dans VT. Cela permet de ne pas bloquer le circuit.

Deux possibilités pour des receveurs qui souhaitent assister une PA dans son transfert vers un autre EHPAD :

• Possibilité de l’accompagner dans sa démarche en tant que particulier (pas de compte nécessaire)
• Possibilité de demander un compte de “demandeur professionnel” pour l’établissement et d’utiliser ce compte pour réaliser la démarche

Il est préférable d’assurer le suivi de l’ensemble des demandes via des dossiers ViaTrajectoire et donc de renvoyer la personne vers son médecin traitant.
En cas d’impossibilité, la fonction « Enregistrer la reception d’un dossier papier » permet de traiter les demandes transmises par dossier papier. Dans ce cas là, c’est la structure receveuse qui créer le dossier. Il est important de noter que cette procédure dégradée doit rester exceptionnelle car elle ne permet pas :

• L’annulation automatique des demandes en cas d’admission dans un autre établissement,
• La recherche de doublons entre les différents référencements papier existants dans ViaTrajectoire,
• D’enregistrer des demandes papier dans les tableaux de bord guichet unique,
• D’alimenter la base statistiques, les données se limitant au nombre de demandes papier recensées.

Nous ne pouvons pas répondre avec pertinence à cette question qui relève du métier et de la réalité du terrain. Techniquement, l’outil ViaTrajectoire Grand Âge n’empêche pas de réaliser une telle action.

La réponse sera reçue en premier par le créateur de la demande. Si le dossier a été créé par un particulier, il recevra lui-même la réponse. En revanche, si la création a été réalisée par un “service demandeur” (disposant d’un compte professionnel VTGA), alors c’est ce service demandeur qui est identifié comme référent du dossier et recevra les réponses aux demandes d’admission des établissements receveurs sollicités. Il est en revanche possible de transférer la responsabilité du dossier, à un autre établissement ou bien au particulier, ce sera alors ce dernier qui recevra les réponses.

Il est possible de transférer la responsabilité du dossier vers tout autre établissement qui possède des habilitations dans ViaTrajectoire Grand Âge.

Oui, un dossier peut toujours être utilisé une fois que la personne est admise dans un premier établissement pour faire une autre demande vers un nouvel établissement.

Dans le volet administratif, il est possible d’indiquer les aides sociales auxquelles la personne a droit. Pour la dérogation d’âge, l’outil affiche un message d’alerte pour les personnes de moins de soixante ans puisqu’une dérogation est nécessaire, mais ce message n’est pas bloquant pour poursuivre le processus.

Les informations seront comprises dans le dossier VTGA, il n’y aura donc pas d’intérêt un remplir un autre dossier pour le même établissement.

C’est le médecin traitant qui remplit le volet autonomie, ou tout autre médecin qui renseigne les éléments médicaux du dossier (comme par exemple le médecin de l’établissement sanitaire dans lequel la personne est hospitalisée).

Si le dossier est géré par un particulier/un accompagnant sans compte professionnel, l’adresse mail indiquée à la création du dossier reçoit un mail à chaque mise à jour du médecin ou réponse d’un établissement sollicité. Si le dossier est géré par une personne disposant d’un compte professionnel, c’est l’adresse mail liée à ce compte qui sera informée. Attention dans ce dernier cas, la personne disposant d’un compte professionnel doit vérifier dans la partie “administration” de son compte que les notifications mails sont activées.

Cette solution n’est pas pérenne, car en réalisant cette action, les volets “médical” et “autonomie” ne seront pas validés dans l’outil (puisque vierges). Le dossier d’admission ne sera donc pas considéré comme complet et cela empêchera de contacter certains établissements receveurs, qui peuvent choisir de n’accepter les demandes d’admission qu’à la condition que le dossier soit complet (c’est à dire comporte les 3 volets validés).

Oui il est possible d’ajouter des pièces jointes dans le dossier en cliquant sur “pièces jointes” à droite de l’écran lorsque le dossier est ouvert. Il n’y a pas de limite au nombre de pièces qui peuvent être ajoutées à un dossier. Elles sont réparties en deux catégories : “PJ médicales” et “PJ non médicales”, la catégorie détermine qui peut visualiser son contenu pour les établissements receveurs sollicités.

Oui l’outil permet de transférer la responsabilité du dossier en générant un code qu’on peut transmettre à l’usager afin qu’il assure la gestion du dossier (depuis le dossier en bas à droite de l’écran) et inversement, le professionnel peut reprendre la responsabilité d’un dossier via la fonctionnailté « récupérer un dossier à la demande de l’usager » avec son nom et son numéro de dossier.

Oui, il est possible d’indiquer un professionnel comme personne à contacter pour le dossier.

Il est possible de solliciter jusqu’à 50 établissements par dossier.

Les médecins désignés comme médecin traitant dans un dossier VTGA reçoivent un mail de notification s’ils se sont déjà connectés à minima une fois à la plateforme ViaTrajectoire. Lors de cette première connexion le médecin renseigne le mail sur lequel il souhaite recevoir les notifications des dossiers VTGA pour lesquels il est désigné médecin traitant.

Non, mais avec un compte de demandeur professionnel, il est possible depuis le tableau de bord de cliquer sur le symbole en forme de maison (tout à droite du tableau de bord) qui permet de visualiser les demandes en cours et si elles ont été lues ou non par l’établissement sollicité.

Il est possible pour un médecin libéral d’accéder également au module Sanitaire (Soins Médicaux et de Réadaptation) du moment qu’il est mentionné dans le dossier du patient.

Un mail est envoyé à l’usager sur l’adresse email renseignée dans le dossier à chaque intervention sur le dossier par un professionnel.

Côté receveur, il est possible d’accéder aux demandes dans les autres établissements via le symbole “maison” sur la ligne de la demande dans le tableau de bord (quel que soit le statut). Par contre, il faut pour cela que toutes les demandes aient été faites sur le même dossier.

Non, une demande d’admission se fait sur l’établissement “global”, l’établissement receveur en revanche pourra orienter la demande d’admission sur une de ses unités dans l’outil (invisible pour l’usager).

Oui. Le dossier reste accessible même après une admission de la personne dans un établissement afin de pouvoir mettre à jour le dossier et faire de nouvelles demandes d’admission.

Oui. Il est possible de récupérer un dossier à la demande de l’usager via un compte de demandeur professionnel (depuis la page d’accueil, passez la souris sur “Grand Âge”, puis cliquez sur “Récupérer un dossier à la demande de l’usager”). Il sera nécessaire d’indiquer le numéro de dossier ainsi que le nom de naissance de l’usager pour récupérer son dossier.

L’accès en lecture et en modification aux informations médicales du dossier ViaTrajectoire Grand Âge dépend des habilitations accordées à la personne. Le référent ViaTrajectoire de votre établissement est la personne responsable de l’attribution des habilitations pour votre compte. Le volet médical doit néanmoins être rempli par un médecin, qu’il soit libéral ou lié à un établissement. La délégation de cette action médicale peut être effectuée par l’infirmière comme cela est déjà le cas dans l’utilisation de ViaTrajectoire Sanitaire.

Ce choix est laissé aux établissements receveurs : par défaut les établissements peuvent être contactés par une demande d’admission émanant d’un dossier incomplet. Mais chaque établissement peut paramétrer dans l’outil VTGA s’il souhaite restreindre les demandes d’admissions aux seuls dossiers complets dans l’outil.

La visite / consultation de préadmission peut être indiquée dans le dossier VTGA dans l’encart « suivi » (le nom du champ concerné est « Visite »).

Les établissements SSR comme leur nom l’indique sont des établissements sanitaires. A ce titre, ils ont accès au versant Sanitaire et Grand Âge (en tant que demandeur) de l’application.

Concernant les USLD, il s’agit d’établissements Grand Âge (Unités de Soins Longue Durée). Ils ont donc accès au versant Grand Âge de ViaTrajectoire en tant que demandeur ou receveur.

L’ARS a fixé comme objectif une dématérialisation totale au 01/01/2024. Toutes les demandes devront alors passer par ViaTrajectoire Grand Âge.

C’est au médecin de déterminer si ce mode de consultation convient pour qu’il puisse remplir les éléments médicaux du dossier VTGA (volet médical et volet autonomie).

Chaque dossier ViaTrajectoire Grand Âge est lié à une adresse e-mail, que ce soit celle du particulier en charge du dossier ou bien du demandeur professionnel qui l’assiste dans sa démarche. Lors de la création du dossier un mail est envoyé à cette adresse, indiquant notamment le numéro de dossier de la personne.