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Ce document a pour objectif de répondre aux questions les plus fréquentes des utilisateurs lors du remplissage du Dossier Unique d’Admission (DUA). Il est composé de 2 parties et d’une annexe :

• Partie 1 – Présentation générale du Dossier Unique d’Admission (pages 2 et 3)
• Partie 2 – Consignes de remplissage et mise à jour des informations (pages 4 à 7)
• Annexe 1 – Liste des informations préremplies par la MDPH (page 8) Retrouvez les deux autres documents qui vous guideront dans vos démarches : Pour vous connecter à votre espace personnel ViaTrajectoire, utilisez la documentation transmise par votre MDPH ou l’ESMS qui vous accompagne. Pour envoyer votre Dossier Unique d’Admission (DUA) : vous pouvez consulter le Guide de transmission disponible sur les onglets « Mes décisions et demandes » ou « Annuaire ESMS » de ViaTrajectoire.

L’espace « Personnes en situation de handicap »

L’espace « Personnes en situation de handicap » de ViaTrajectoire vous permet de vous connecter à votre compte depuis lequel vous pouvez accéder à différents services :

• Un Dossier Unique d’Admission (DUA) pour adresser votre demande d’accompagnement ;
• Le suivi de vos décisions d’orientations ;
• Le suivi des réponses apportées par les établissements et services médico-sociaux (ESMS) via votre espace sécurisé ;
• Un annuaire national des établissements et services médico-sociaux (ESMS) pour trouver les structures qui répondent à vos attentes.

Le Dossier Unique d’Admission (DUA), c’est quoi ?

Le DUA est un formulaire unique de demande d’admission. Il est accessible en ligne. Vous saisissez les informations nécessaires à l’étude de votre demande par les ESMS, et pouvez les mettre à jour à tout moment.

Le Dossier Unique d’Admission (DUA) pour simplifier vos démarches !

Il n’est plus nécessaire de renseigner les dossiers d’admission propres à chaque établissement. Un fois complété en ligne, vous pouvez l’adresser aux établissements et services médico-sociaux (ESMS) conformes à votre décision d’orientation en quelques clics. La mise à jour des informations en ligne est transmise en temps réel aux établissements et services déjà contactés.

⏏︎ Télécharger la fiche réflexe

Contexte : Un usager a reçu sa décision d’orientation de la MDPH/MDA et vous adresse son Dossier Unique d’Admission (DUA). En 01 tant qu’ESMS je vais réceptionner les DUA sur mon tableau de bord. Comment le gérer ?

JE CONSULTE MON TABLEAU DE BORD

Depuis le menu “HANDICAP” puis “Gérer les notifications reçues”, sélectionner l’ESMS concerné (à partir de la liste déroulante ESMS si l’utilisateur dispose d’habilitations sur plusieurs établissements). À l’ouverture de votre tableau de bord, vous avez les indications sur la présence d’un DUA et qui en est l’initiateur.

Les initiateurs peuvent être :

• “MDPH” : votre établissement a été ciblé par la CDAPH et un DUA existe ;
• “Accompagnant” : un accompagnant professionnel a fait une demande par le biais du portail usager ;
• “ESMS” : vous avez récupéré la décision d’orientation (cf. Fiche Réflexe “Récupérer une décision d’orientation”) ;
• “Usager” : l’usager lui-même ou son aidant a fait une demande pour intégrer votre établissement via le portail usager

JE CONSULTE LES DUA QUI SONT ADRESSÉES À MON ESMS

Le Dossier Unique d’Admission constitue le dossier de candidature qu’un usager, son aidant ou son accompagnant professionnel peut vous envoyer si la description de votre établissement lui convient – ceci que vous soyez ciblé par la CDAPH ou pas. Les informations contenues dans DUA complètent la décision d’orientation adressé par la CDAPH.

Un DUA peut vous parvenir :

• Incomplet avec ce pictogramme
• Complet avec celui-ci

J’ACCÈDE AUX INFORMATIONS TRANSMISES PAR LE DUA, EN OUVRANT LA NOTIFICATION

Dans le pavé “Contenu du dossier” à droite, je clique sur “Informations sur l’usager”.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES TRANSMISES DANS LE DOSSIER UNIQUE D’ADMISSION

Ces éléments ont été apportés par l’usager ou sa famille. Son parcours personnel, son autonomie et sa vie quotidienne vous permettront d’analyser sa demande et sa compatibilité avec les prises en charge que vous proposez.

JE RÉPONDS À LA DEMANDE

L’action sélectionnée sera visible par l’usager, sa famille et son accompagnant professionnel.

⏏︎ Télécharger la fiche réflexe

Contexte : Un usager a reçu sa décision d’orientation de la MDPH/MDA et vous contacte pour être accompagné dans la complétude de son DUA. En tant que professionnel, vous disposez d’un espace qui vous permet de gérer les DUA.

Pour vous permettre de gérer un DUA, il faut tout d’abord le récupérer. L’usager doit obligatoirement vous fournir son numéro d’individu se trouvant sur sa décision d’orientation et sa date de naissance et de ce fait, vous accorde le droit d’accéder à son DUA. Si l’usager n’est pas en mesure de vous donner son numéro d’individu, la MDPH/MDA peut vous le fournir.

JE RECHERCHE LE DOSSIER

Depuis le menu “HANDICAP” puis “Rechercher un dossier unique de demande d’admission (DUA)”, je sélectionne la MDPH d’origine et je saisie le n° d’individu ainsi que la date de naissance, puis je clique sur “Rechercher”.

Contrôle du dossier :

Si l’usager est déjà accompagné, deux messages s’affichent en rouge pour vous l’indiquer et vous préciser que vous n’êtes pas habilité à accéder au dossier. Pour ce faire, il faut que vous demandiez le transfert de responsabilité, le contact est affiché à l’écran.

J’ACCÈDE AU DOSSIER

Si le dossier est exempt d’autre accompagnement, cette dernière étape vous permet de l’ouvrir.

NB : si votre établissement comporte plusieurs unités, vous pourrez la choisir. Noter que ce choix n’est pas définitif et qu’il pourra être changer plus tard.

CONTRÔLE DES INFORMATIONS

À l’ouverture du dossier, les informations sont à vérifier. La fenêtre centrale contient les informations sur l’usager. La fenêtre de droite permet, en autre, de vérifier le niveau de complétion et des actions liées au dossier.

Gérer les dossiers unique d’admission dans mon TDB Public : Tous les ESMS

Tableau de bord

Tous les DUA dont vous avez la responsabilité sont répertoriés dans un tableau de bord. Depuis le menu “HANDICAP” puis “Gérer les dossiers uniques de demande d’admission (DUA)”.

Vous pouvez filtrer les dossiers en choisissant l’unité et/ou la MDPH de référence.