Si le patient n’est pas encore hospitalisé dans votre structure, vous pouvez anticiper la création et l’envoi du dossier ViaTrajectoire Sanitaire en créant une demande d’orientation anticipée dans le cadre d’une admission programmée.

Maintenir la description de son établissement dans ViaTrajectoire, c’est l’assurance d’être bien identifié par les utilisateurs, les usagers et les prescripteurs.

ViaTrajectoire est interfacé avec le Répertoire Opérationnel des Ressources, le ROR. Certaines données sont à mettre à jour directement dans le ROR et d’autres sont propres à ViaTrajectoire. Les champs grisés sont issus du ROR et de FINESS et ne sont modifiables que dans le ROR.

Mon établissement est-il synchronisé avec le ROR ? Si la réponse est non, je contacte l’équipe ViaTrajectoire à l’adresse « viatrajectoire@iess.fr ».

Ajouter une nouvelle unité nécessite d’en avoir l’agrément et de la créer dans le ROR avant de la « récupérer dans ViaTrajectoire ».

Une fois que votre établissement est mis à jour, il faut s’assurer que la description correspond à vos attentes et au besoin des usagers en consultant l’annuaire :
1) Sur la page d’accueil après connexion, allez dans annuaire ;
2) Effectuez une recherche ;
3) Cliquez sur la vignette pour accéder à vos informations.

Les demandes d’admission se sont accumulées sur votre tableau de bord. Résultat : il est peu fonctionnel et moins lisible. Les demandes caduques engorgent également les tableaux de bord des structures receveuses. Par ailleurs, vos données d’activité sont incomplètes car seules les demandes finalisées peuvent être archivées et alimenter vos statistiques d’activité.

Si votre demande comporte un drapeau rouge :

• Vous devez mettre à jour l’équipe de soins du volet demandeur puis valider de nouveau : le receveur pourra alors poursuivre ses actions.
• Confirmez une proposition de date : même si un accord a été convenu par téléphone, il doit être tracé dans ViaTrajectoire. Cette action engendre l’annulation de la demande pour tous les autres établissements sollicités.
• Annulez la demande : dans le menu « Actions sur le dossier”. Un motif d’annulation vous sera demandé.

Le remplissage de la demande d’admission et la réponse à une demande d’admission peuvent faire intervenir différents acteurs des services de soins (médecin, interne, cadre de santé, infirmier, secrétaire médicale, assistant social, etc.).

Les données saisies sont toujours de la responsabilité du médecin prescripteur en ce qui concerne les données saisies dans la demande d’admission, et du médecin receveur en ce qui concerne les données saisies dans la réponse à une demande d’admission.

Il vous faut avoir l’habilitation « Prescripteur Médical » ou « Équipe soignante » ou « Accompagnant Administratif et Social ».

Besoin d’une nouvelle habilitation ? Rapprochez-vous du référent structure ViaTrajectoire de votre établissement.

Vous avez annulé un dossier ? Vous pouvez le retrouver depuis votre tableau de bord, dans l’onglet « ANNULEES » pendant 10 jours avant archivage automatique.

En tant que prescripteur, vous avez la possibilité d’apporter des modifications aux informations renseignées, y compris après l’envoi de la demande d’admission aux unités SMR/HAD/USP (les informations médicales et d’orientation ne sont cependant plus modifiables après le statut « ACCORD CONFIRME »). Les unités receveuses sont averties qu’une modification de dossier côté prescripteur est en cours grâce à la présence d’un drapeau rouge dans leur tableau de bord. Elles ne peuvent pas répondre à la demande tant que le prescripteur n’a pas de nouveau validé le volet modifié.

Cette action se fait depuis la partie ACTIONS SUR LE DOSSIER / TRANSFERT PATIENT. Depuis le menu déroulant, il vous suffit d’indiquer l’établissement et l’unité souhaités.

Cette fonctionnalité permet de transférer le dossier d’un professionnel à un autre. Une fois le transfert effectué, vous n’aurez plus accès à ce dossier.

⚠️ Attention : il ne faut pas confondre cette action avec l’envoi de la demande en SMR/HAD/USP/SSIAD.

🏥 Vous êtes un professionnel hospitalier :

Pour transférer un dossier sanitaire à un médecin libéral, le professionnel hospitalier doit avoir complété et validé les volets ADM et SOCIAL et DEMANDEUR du dossier.
Le professionnel hospitalier doit impérativement indiquer le nom du médecin libéral du patient dans le volet ADM et SOCIAL et l’informer par téléphone de cette démarche (aucune alerte mail n’est envoyée par le système). Cette action fera apparaitre le dossier dans le tableau de bord du médecin libéral qui devra l’accepter.
Dans le volet ADM et SOCIAL (item Prise en charge des soins), une date d’hospitalisation doit être renseignée et la case Retour à domicile cochée avec indication de la date.

Vous êtes un Dispositif d’Appui à Coordination (DAC) :

Pour transférer un dossier sanitaire à un médecin libéral depuis son TDB sanitaire, le professionnel du DAC doit avoir complété et validé les volets ADM et SOCIAL et DEMANDEUR.
Il doit impérativement indiquer le nom du médecin libéral du patient dans le volet ADM et SOCIAL et l’en informer par téléphone.
Dans le volet ADM et SOCIAL, aucune date d’hospitalisation ne doit être renseignée. Seul l’item « SANS HOSPITALISATION PREALABLE » doit être coché.

Il faut ouvrir le dossier sanitaire, se rendre dans la partie ACTIONS SUR LE DOSSIER et cliquer sur CREER UN DOSSIER GRAND ÂGE.

Les volets suivants peuvent être paramétrés, sous réserve d’une convention entre l’établissement sanitaire et la CPAM du département :

• Chirurgie
• BPCO
• Insuffisance cardiaque
• AVC
• Personnes âgées

Lors d’une prescription vers une orientation PRADO, et si la pathologie principale du patient donne droit à ce dispositif, deux boutons à cliquer s’afficheront :

• Lieu de vie
• Domicile coordination non médicale et/ou pour soins primaires

La liste des pathologies est trop importante pour être listée ici.

1. Votre structure (établissement & unité) doit être paramétrée PRADO. Si ce n’est pas le cas, il faut se rapprocher d’un référent ViaTrajectoire de votre établissement afin de valider les paramétrages. Cf : Fiche réflexe : Paramétrer un établissement et une unité PRADO
2. La pathologie principale du patient doit être éligible pour un retour en lieu de vie selon le dispositif PRADO de la CPAM.

En cas de difficulté, merci de contacter notre Centre de Services à l’adresse mail « viatrajectoire@iess.fr ».

– L’orientation PRADO est possible uniquement si le paramétrage de l’établissement ET de l’unité est réalisé.
– Lorsqu’il s’agit d’orientation PA (personnes âgées), attention à l’âge, PRADO PA ne peut-être proposé qu’aux personnes âgées de 75 ans et plus.

Si le dossier est toujours dans les demandes en cours alors que le patient est sorti, cela signifie que le dossier n’a pas été clôturé.

Il faut retourner sur la demande et cliquer sur le bouton en haut à droite « Confirmer le retour à domicile », puis saisir la date du retour à domicile.

cf. Fiche Réflexe : Clôturer une demande PRADO

Dans ViaTrajectoire, la liste des pathologies disponibles est présente dans l’onglet « Annuaire » : ANNUAIRE / Pathologies / Pathologies Sanitaire

Maintenir la description de son établissement dans ViaTrajectoire, c’est l’assurance d’être bien identifié par les utilisateurs, usagers et prescripteurs.

ViaTrajectoire est interfacé avec le Répertoire Opérationnel des Ressources, le ROR. Certaines données sont à mettre à jour directement dans le ROR et d’autres sont propres à Via Trajectoire.

Mon établissement est-il synchronisé avec le ROR ? Non : je contacte l’équipe ViaTrajectoire à l’adresse « viatrajectoire@iess.fr ».
Les champs grisés sont issus du ROR et de FINESS et ne sont modifiables que dans le ROR
Ajouter une nouvelle unité nécessite d’en avoir l’agrément et de la créer dans le ROR avant de la « récupérer dans ViaTrajectoire »
Une fois votre établissement mis à jour : s’assurer que la description correspond à vos attentes et au besoin des usagers en consultant l’annuaire :

• Sur la page d’accueil après connexion : aller dans annuaire ;
• Effectuer une recherche ;
• Cliquer sur la vignette pour accéder à vos informations.

Un patient a été admis dans votre unité et sa demande d’admission est au stade « confirmée » avec une icône « poignée de mains ».

Vous devez finaliser le dossier grâce à la fonction « attester l’arrivée du patient » sur votre tableau de bord.
Cela permet :
– De mettre à jour votre tableau de bord ainsi que celui du prescripteur
– D’alimenter les statistiques d’activité

Attention : N’annulez pas un dossier pour « faire de l’ordre » dans votre tableau de bord : cela fausserait vos statistiques et par conséquent la réalité de votre activité.

Les demandes d’admission se sont accumulées sur votre tableau de bord. Résultat : il est peu fonctionnel et moins lisible.
Les demandes caduques engorgent également les tableaux de bord des structures prescriptrices.
Par ailleurs, vos données d’activité sont incomplètes car seules les demandes finalisées peuvent être archivées et alimenter vos statistiques d’activité.

Pour faciliter les échanges, il convient de consulter régulièrement son tableau de bord et de ne pas oublier d’attester de l’arrivée du patient (il appartient au service receveur d’attester de l’arrivée du patient).

Lors de la lecture des dossiers de demande d’admission reçus, il peut arriver que l’onglet de réponse soit désactivé. Cette occurrence est temporaire : l’impossibilité de répondre à une demande d’admission signifie que le prescripteur est en train de modifier ou de compléter une information (ex : à la demande d’une des unités qui a reçu cette demande ou en raison d’une évolution dans la prise en charge). ViaTrajectoire vous en informe grâce à la présence d’un drapeau rouge à côté du statut sur la ligne du dossier dans votre tableau de bord ou dans le récapitulatif du dossier.

Lorsque le prescripteur aura à nouveau validé les informations du dossier, vous recevrez une notification et le statut de la demande réapparaitra en « Non lue » si ces modifications sont majeures pour votre décision de réponse (ex : dans le volet Médical ou Orientation). Le cas contraire (modification du nombre d’enfants dans le volet Administratif et social), l’onglet de réponse sera simplement réactivé et vous pourrez comparer les versions du dossier.

Seul un accord avec proposition de date pourra être confirmé par le prescripteur.

Autrement dit, si vous donnez un accord de principe et que vous acceptez finalement l’admission du patient, il est nécessaire de changer votre accord de principe en accord avec proposition de date sur ViaTrajectoire.

Si vous avez donné un accord, il faudra attendre la confirmation de la part de l’unité prescriptrice.

Vous serez informé de cette confirmation :

• Soit par alerte email.
• Soit en consultant votre tableau de bord où votre demande passera au statut « Accord confirmé ».

Le jour où l’usager intègre votre unité receveuse, vous devez attester de l’arrivée du patient pour finaliser le dossier.
En haut, à droite, cliquez sur puis sélectionnez « Attestation d’arrivée ». Indiquez alors la date d’admission réelle.
La demande bascule dans l’onglet « Admissions » pendant 10 jours, puis dans l’onglet « Archivées » de façon définitive.

Mettre à jour son tableau de bord régulièrement, c’est permettre à tous d’y voir plus clair.