PRÉSENTATION

Sommaire

1 – Présentation

1 – Qu’est ce qu’un référent établissement ROR ?

2 – Consulter la liste des référents ROR de l’établissement

3 – Modifier la liste des référents établissement ROR

3 – La gestion des professionnels dans le ROR

1- Recherche d’un professionnel

2 – Modifier un professionnel

3 – Affecter un établissement à un professionnel

4 – Archiver un professionnel

5 – Créer un professionnel

6 – Gestion d’une demande d’inscription émise par un professionnel

2 – La gestion des données du ROR

1- Présentation

2 – Gestion des données établissement

3 – Gestion des données unités

4 – Gestion des pôles

4 – Les actions du référent établissement ROR

1 – Gestion des capacités disponibles

2 – Mise à jour des coordonnées d’alerte et de direction

3 – Message d’alertes sur le portail (en cours)

Présentation du référent établissement ROR

 1 – Qu’est ce qu’un Référent établissement ROR ?

Le Référent ROR travaille en collaboration avec sa Direction sur la complétude des données dans le ROR (Fiche établissement, unités, professionnels…) en adéquation avec l’offre de soins de son établissement. 

Il s’assure de la mise à jour des données de son établissement dans le répertoire.

Il travaille en collaboration avec les autres référents des applications comme par exemple avec le référent structure Viatrajectoire en s’assurant que les données du ROR soient complétées ou mises à jour pour maintenir le bon fonctionnement de l’outil ViaTrajectoire.

Il statue sur les demandes d’enregistrements des professionnels et sur leurs droits d’accès aux outils et applications du Portail de Santé.

Le Référent établissement dispose également de droits sur certains outils du Portail de Santé PACA (Cf matrice des droits)

    2- Consulter la liste des référents ROR de l’établissement

     

    Pour consulter la liste des référents d’un établissement : 

    • Se connecter au Portail de santé PACA avec un profil “Directeur”.
    • Dans le menu “ROR & Indispensables”, cliquer sur “Mon établissement”.
    • Cliquer sur le bouton “Actions”, puis “Consulter”, sur la ligne de l’établissement à vérifier.

    La liste des référents est disponible en mode “Consulter” uniquement.

     

      3 – Modifier la liste des référents établissement ROR

      Ajouter un rôle « référent établissement » :

      Le Directeur indique via un mail à ror@iess.fr, les éléments suivants pour nommer le ou les référent(s) établissement ROR :

      • Le nom du professionnel 
      • Le prénom du professionnel
      • L’adresse mail professionnelle 
      • Les coordonnées téléphoniques du professionnel.
      • L’établissement ou les établissements sur lequel(s) le professionnel est désigné comme référent 
      • La fonction du professionnel au sein de l’établissement.

      Retirer un rôle « référent établissement » :

      Le Directeur indique via un mail à ror@iess.fr, les coordonnées du professionnel qui ne doit plus disposer du rôle “Référent établissement” : 

      • Le nom du professionnel
      • Le prénom du professionnel
      • L’adresse mail du professionnel
      • Le ou les établissements concernés

        La gestion des données du ROR

        1- Présentation

        Le ROR est le référentiel des ressources sanitaires et médico-sociales voire sociales.

        Le référent doit mettre à jour le descriptif de leur(s) établissement(s) dans le ROR. Le descriptif doit être en adéquation avec Finess et les autorisations d’activité qui y sont décrites.

        2- Gestion des données établissement

        2.1 Consulter les données de l’établissement

        Toute demande de création d’un nouvel établissement de la même structure juridique doit être faite par mail, au Centre de service : ror@iess.fr. 
        Pour accéder à l’établissement, cliquer sur le menu “Ror & indispensables”, puis dans la sous-partie ROR, cliquer sur “Mon établissement”.

        L’établissement est visible dans la “LISTE DES ÉTABLISSEMENTS”.

        Pour consulter les données de cet établissement, cliquer sur le bouton “Actions” puis “Consulter”.

          NB : Référent de plusieurs établissements ? 

          L’ensemble des établissements auxquels ils sont rattachés sont visibles dans la “LISTE DES ÉTABLISSEMENTS” 

           

          2.2 Accéder à la fiche établissement selectionnée

          Les champs ci-après ont un caractère obligatoire, néanmoins les autres données doivent également être vérifiées et complétées en fonction de l’activité de l’établissement.

          Le descriptif de l’établissement impacte l’application ViaTrajectoire et déterminera l’orientation du patient.

          1. Vérifier les données de la partie “PRÉSENTATION”

          Nom : Vérifier l’exactitude du nom de votre établissement.

          Structure Juridique : Vérifier que votre établissement est bien rattaché à la bonne structure juridique.

          Raison sociale : Vérifier que la raison sociale est conforme aux données Finess.

          Finess Géographique : Vérifier que le numéro du Finess Géographique est conforme aux données Finess.

          (Attention cette donnée est non modifiable. Contacter le Centre de Service en cas de changement).

          2. Vérifier les données de la partie “CONTACT” 

          Adresse postale : Vérifier que l’adresse postale soit complète et correcte.

          Adresse email : Vérifier que l’adresse email correspond à l’email de direction de l’établissement.

          Standard : Vérifier que le numéro “Standard” correspond au standard d’accueil de l’établissement.

          Direction : Vérifier que le numéro “Direction” correspond au secrétariat de direction.

          Fax Direction : Vérifier que le numéro de fax correspond à celui de la direction.

          3. Vérifier les données de la partie “ACTIVITÉ”

          Catégorie d’établissement : Vérifier que la catégorie d’établissement soit conforme aux données Finess.

           

          Si un des champs n’est pas visible, en mode “Consulter”, cela signifie que la donnée n’a pas été renseignée dans la fiche établissement.

          2.3 Modifier les données établissement
          Pour modifier les données établissement, cliquer sur le menu “Ror & indispensables”, puis dans la sous-partie ROR, cliquer sur “Mon établissement”. Le Finess juridique  et géographique ainsi que la catégorie d’établissement sont issus du référentiel finess ils ne sont donc pas modifiables.

          Pour consulter les données de cet établissement, cliquer sur le bouton “Actions” puis “Modifier”, ou directement sur l’icône crayon.

          SMR/HAD/Soins palliatifs : 

          Le descriptif de l’établissement impacte l’application ViaTrajectoire et déterminera l’orientation du patient.

          2.4 Focus sur certaines données établissement

          Mode « consulter »

          Mode « modifier »

          Les coordonnées d’alerte

          Vérifier les informations concernant les coordonnées d’alerte (point d’entrée pour les alertes sanitaires).

          Les personnels désignés par le directeur

          En mode “Consulter”, la fiche établissement fait apparaître les personnels désignés par le Directeur de l’établissement, et disposant de rôles spécifiques qui leur sont attribués.

          Pour modifier les professionnels apparaissant dans cette liste, merci de contacter le Centre de Service.

          3 – Gestion des données unités

          3.1 Consulter les données unités

          Pour accéder aux unités d’un établissement, cliquer sur le menu “Ror & indispensables”, puis dans la sous-partie “ROR”, cliquer sur “Mes unités”.

          Les unités sont visibles dans la “LISTE DES UNITÉS”.

          Pour consulter les données de ces unités, cliquer sur le bouton “Actions” puis “Consulter”.

          Référent de plusieurs établissements ?

          Dans “LA LISTE DES FILTRES, cliquer sur la croix de l’établissement dont les unités ne doivent pas apparaître. Seules les unités de l’établissement conservé dans la liste des filtres seront visibles dans la “Liste des unités”.

           

          3.2 Accéder à la fiche unité sélectionnée

          Référent UO : cette donnée est visible sur la fiche unité, si le rôle “Référent UO” a été attribué à un des professionnel de l’unité (cf : mise à jour des rôles du professionnel)

           

          Les champs à vérifier et/ou  à compléter à minima

          Nom : Le nom de l’unité doit décrire l’activité de cette unité

          Discipline : Médecine, Chirurgie, Psychiatrie…

          Spécialisation de prise en charge : Maladie rare,…

          Activité(s) : Médecine polyvalente, Chirurgie digestive, …

          Équipements spécifiques : Angioscope, Autotransfuseur…

          Mode de prise en charge : (Hosp Complète, Hosp De Jour, Hosp de Semaine, Hosp A Domicile)

          Patientèles : Adolescents, Adultes, Enfants, Séniors, …

          Capacité d’accueil : (lits, places)

          Téléphone de contact

          Responsable d’unité : le nom du chef de service ayant le rôle référent UO (Unité Opérationnelle)

           

          3.3 Modifier les données unités

          Cliquer dans l’onglet “ROR & Indispensables”, puis dans le sous-menu “ROR (Répertoire Opérationnel des Ressources)”, cliquer sur “Mes unités”.

          Les unités sont visibles dans la “LISTE DES UNITÉS”.

          Pour consulter les données de ces unités, cliquer sur le bouton “Actions” puis “Modifier” ou sur le crayon à partir de la fiche unité.

          Unités SMR/HAD/Soins palliatifs :

          Le descriptif de l’unité impacte l’application ViaTrajectoire et déterminera l’orientation du patient

          Les champs notifiés « ViaTrajectoire » doivent être renseignés sur la fiche unité ROR, afin que les données remontent dans ViaTrajectoire.

          (Attention pour les actes et équipements spécifiques, à renseigner pour les unités de type SMR, certaines données sont à cocher dans Viatrajectoire).

           
          1. Type d’unité : MCO, SMR…
            Le type d’unité choisie détermine les champs à compléter.
          2. Nom de l’unité :
            Le nom de l’unité reflète l’activité principale du service et doit être explicite.
          3. Établissement :
            Ce champ est non modifiable dans la fiche unité. Il correspond à l’établissement sélectionné dans le ROR.
          4. Discipline :
            Correspond à l’activité de soins principale de l’unité. La discipline permet de faciliter la recherche dans les différents modules du Portail de Santé PACA.
          5. Activités :
            Ensemble des activités de soins de l’unité
          6. Mode de prise en charge : HC, HDJ ….
            Correspond à la durée de prise en charge et aux soins prodigués aux patients
          7. Patientèles :
            Elle décrit les classes d’âges des patients accueillis.
          8. Contacts :
            Coordonnées de l’unité par type : secrétariat, salle de soins…
          9. Unité sensible :
            L’unité est sensible si elle concerne le milieu pénitentiaire ou les unités fixes ou mobiles de décontamination hospitalière
          10. Catégorie d’organisation :
            Elle précise le type d’offre spécifique à l’établissement (ex : EOH)
          11. Actes spécifiques : (uniquement unité SMR)
            Action particulière réalisée au sein de l’établissement (ex : Actes radiologiques sous hypnose)
          12. Equipements spécifiques : (uniquement unité SMR)
            Ressource matérielle dont dispose l’unité pour la réalisation d’une prestation. (ex : Angioscope)
          13. Capacité totale installée :
            Nombres de lits d’hospitalisation installés dans l’unité. Ce champ dépend du type d’unité sélectionnée précédemment (Hospitalisation complète, hospitalisation de semaine ou hospitalisation de nuit)
          14. Capacité SSE :
            Capacité totale installée + capacité supplémentaires déployée en cas de gestion de crise
          15. Une fois les données renseignées cliquer sur le bouton “Mettre à jour”.

           

          3.4 Créer une unité

          Cliquer dans l’onglet “ROR & Indispensables”, puis dans le sous-menu “ROR (Répertoire Opérationnel des Ressources)”, cliquer sur “Mes unités”.

          Référent d’un seul établissement

          1. En tant que référent d’un seul établissement, vérifier la liste des unités déjà référencées dans le ROR.
          2. Si l’unité n’est pas référencée, cliquer sur l’icône 

           

          Référent de plusieurs établissements

          1. En tant que référent de plusieurs établissements, la liste des unités fait apparaître toutes les unités de l’ensemble des établissements du référent.
          2. Penser à retirer de la “LISTE DES FILTRES”  l’établissement non concerné par cette unité. Pour ne faire apparaître que les unités d’un seul établissement, cliquer sur la croix.
          3. Si l’unité n’est pas référencée sur l’établissement sélectionné, cliquer sur l’icône

           

          Afin de ne pas générer de doublon dans le ROR, il est important de vérifier au préalable que l’unité à créer n’est pas déjà existante sur l’établissement.

          Après avoir cliquer sur l’icône , la fenêtre “Créer une unité” apparaît.

          Cette fenêtre est composée de 2 champs dont la complétude est obligatoire pour accéder à la création de la fiche unité.

          1. Établissement : Ce champ permet de vérifier sur quel établissement l’unité va être rattachée. 
          2. Type d’unité : Sélectionner le type (MCO, SMR, PSY…) qui correspond à l’activité de l’unité (cf “LISTE DES TYPES D’UNITÉS”, disponible ci dessous)
          3. Valider : Les champs de la fenêtre “Créer une unité” complétés, cliquer sur le bouton “Valider”

          LISTE DES TYPES D’UNITÉS 

          • MCO
          • SOCIAL ETS SANTÉ
          • USLD
          • RECHERCHE MÉDICALE
          • PASS
          • PSYCHIATRIE
          • SMR
          • ADM – ADMINISTRATION
          • MEDICO-TECHNIQUE
          • CHAMBRE MORTUAIRE
          • SAMU
          • URGENCES
          • MOYEN MOBILE SMUR

          Après avoir sélectionné le type d’unité et l’établissement, la fiche unité vierge apparaît à l’écran. Compléter les données de l’unité.

          Les champs notifiés « ViaTrajectoire » doivent être renseignés sur la fiche unité ROR, afin que les données remontent dans ViaTrajectoire.

          (Attention pour les actes et équipements spécifiques, à renseigner pour les unités de type SMR, certaines données sont à cocher dans Viatrajectoire).

           
          L’ordre d’apparition des champs peut différer en fonction du type d’unité choisi
          1. Type d’unité : MCO, SMR…
            Le type d’unité choisie détermine les champs à compléter.
          2. Nom de l’unité :
            Le nom de l’unité reflète l’activité principale du service et doit être explicite.
          3. Établissement :
            Ce champ est non modifiable dans la fiche unité. Il correspond à l’établissement sélectionné dans le ROR.
          4. Discipline :
            Correspond à l’activité de soins principale de l’unité. La discipline permet de faciliter la recherche dans les différents modules du Portail de Santé PACA.
          5. Activités :
            Ensemble des activités de soins de l’unité
          6. Mode de prise en charge : HC, HDJ ….
            Correspond à la durée de prise en charge et aux soins prodigués aux patients
          7. Patientèles :
            Elle décrit les classes d’âges des patients accueillis.
          8. Contacts :
            Coordonnées de l’unité par type : secrétariat, salle de soins…
          9. Unité sensible :
            L’unité est sensible si elle concerne le milieu pénitentiaire ou les unités fixes ou mobiles de décontamination hospitalière
          10. Catégorie d’organisation :
            Elle précise le type d’offre spécifique à l’établissement (ex : EOH)
          11. Actes spécifiques : (uniquement unité SMR)
            Action particulière réalisée au sein de l’établissement (ex : Actes radiologiques sous hypnose)
          12. Equipements spécifiques : (uniquement unité SMR)
            Ressource matérielle dont dispose l’unité pour la réalisation d’une prestation. (ex : Angioscope)
          13. Capacité totale installée :
            Nombres de lits d’hospitalisation installés dans l’unité. Ce champ dépend du type d’unité sélectionnée précédemment (Hospitalisation complète, hospitalisation de semaine ou hospitalisation de nuit)
          14. Capacité SSE :
            Capacité totale installée + capacité supplémentaires déployée en cas de gestion de crise
          15. Une fois les données renseignées cliquer sur le bouton “Mettre à jour”.

           

          4 – Gestion des données pôles

          4.1 Consulter les données pôles

          Les pôles permettent de regrouper des unités fonctionnelles ayant des activités de soins communes ou complémentaires. 

          Les pôles sont rattachés à la structure juridique d’un établissement, et peuvent donc être commun à plusieurs établissements de la même structure juridique. 

           

          Cliquer dans l’onglet “ROR & Indispensables”, puis dans le sous-menu “ROR (Répertoire Opérationnel des Ressources)”, cliquer sur “Mes pôles”.

          Les pôles sont visibles dans la “LISTE DES PÔLES”.

          Pour consulter les données de ces pôles, cliquer sur le bouton “Actions” puis “Consulter”.

           

          4.2 Accéder à la fiche du pôle sélectionné

          Pour consulter le détail des unités composant le pôle, cliquer sur le nom de l’unité.

          La fiche “Pôle” indique : 

          Nom : Dénomination du pôle

          Structure juridique : Nom de la structure juridique dont dépend le pôle.

          Unités : Ensemble des unités constituant le pôle sélectionné. 

           

          4.3 Modifier un pôle

          Cliquer dans l’onglet “ROR & Indispensables”, puis dans le sous-menu “ROR (Répertoire Opérationnel des Ressources)”, cliquer sur “Mes pôles”.

          Les pôles sont visibles dans la “LISTE DES PÔLES”.

          Pour modifier les données de ces pôles, cliquer sur le bouton “Actions” puis “Modifier” ou cliquer sur l’icône crayon disponible sur la fiche du pôle.

           

          Dans le cas où le référent établissement ROR fait partie de plusieurs établissements appartenant à des structures juridiques différentes, sélectionner la bonne structure structure juridique. 

          Présentation :

          Nom : Le nom du pôle doit être précis et refléter l’activité de du pôle .

          Structure juridique : Seule la structure juridique dont dépendent le ou les établissements du référent est proposée.

          Contact :

          Responsable de pôle : Pour modifier cette donnée, cliquer dans le champ “Responsable de pôle”, et saisir le nom du nouveau responsable.

          Puis sélectionner le professionnel concerné. 

          Valider les modifications : 

          Mettre à jour : Cliquer sur le bouton “Mettre à jour”, une fois les modifications effectuées sur la fiche du pôle.

           

          4.4 Créer un pôle

          Cliquer dans l’onglet “ROR & Indispensables”, puis dans le sous-menu “ROR (Répertoire Opérationnel des Ressources)”, cliquer sur “Mes pôles”.

          Les pôles sont visibles dans la “LISTE DES PÔLES”.

          Pour créer le nouveau pôle cliquer sur l’icône

           

          Dans le cas où le référent établissement ROR fait partie de plusieurs établissements appartenant à des structures juridiques différentes, sélectionner la bonne structure structure juridique. 

          Présentation :

          Nom : Le nom du pôle doit être précis et refléter l’activité de soins principale des unités le composant. 

          Structure juridique : Seule la structure juridique dont dépendent le ou les établissements du référent établissement ROR est proposée.

          Contact :

          Responsable de pôle : Saisir le nom du responsable de pôle.

          Sélectionner le professionnel désigné. 

          Valider les données :

          Mettre à jour : Cliquer sur le bouton “Mettre à jour”, une fois les modifications effectuées sur la fiche du pôle.

           

           

          4.5 Archiver un pôle

          Cliquer dans l’onglet “ROR & Indispensables”, puis dans le sous-menu “ROR (Répertoire Opérationnel des Ressources)”, cliquer sur “Mes pôles”.

          Les pôles sont visibles dans la “LISTE DES PÔLES”.

          Pour archiver un pôle, cliquer sur le bouton “Actions” puis “Consulter”.

           

          Les pôles dépendent de la structure juridique et peuvent être communs à plusieurs établissements.

          Avant d’archiver un pôle, il est important de vérifier avec le référent ROR des autres établissements dont les unités composent le pôle, que cette action peut être réalisée.

          Pour archiver un pôle, cliquer sur l’icône

          Les unités qui composent le pôle ne seront pas archivées. 

          Elles seront toujours décrites sur l’établissement, mais elles ne seront plus rattachées à ce pôle.

          Une fenêtre “Archiver le pôle” s’ouvre.

          Cliquer sur le bouton “Archiver” disponible dans la fenêtre. 
          Une pop up “Information” apparaît en haut de l’écran, et indique que le pôle a bien été archivé

           

          La gestion des professionnels dans le ROR

          1 – Rechercher un professionnel sur l’établissement

          L’étape de recherche permet de distinguer si le professionnel est décrit dans le ROR et sur quel établissement il est référencé.

          Sélectionner le menu “ROR & Indispensables”, puis dans le sous menu “ROR (Répertoire Opérationnel des Ressources”, cliquer sur “Mes professionnels”.

          Pour rechercher un professionnel, utiliser la “LISTE DES FILTRES” située à droite de la page.

          Rechercher soit :

          • Par le Nom/Prénom (1)
          • Par le RPPS/ADELI (2)

          Une fois le ou les champs complétés cliquer sur le bouton “Filtrer”, situé en bas de la liste des filtres. (4)

          Référent de plusieurs établissements ?

          Pour faire apparaître les professionnels rattaché à un seul des établissements, supprimer un ou plusieurs établissements en cliquant sur la croix. Ainsi seuls les professionnels rattachés à l’établissement conservé dans “la liste des filtres” seront visibles dans la “Liste des professionnels”.

          1-1 Résultat de la recherche d’un professionnel

          Le professionnel est déjà référencé dans l’établissement :

          Modifier la fiche du professionnel

          Le professionnel n’est pas référencé dans l’établissement : 

          Créer la fiche du professionnel

          Le professionnel est référencé sur un autre établissement :

          Affecter un établissement à un professionnel

          2 – Modifier un professionnel

          2-1 Accéder à la fiche d’un professionnel référencé sur l’établissement

          Sélectionner le menu “ROR & Indispensables”, puis dans le sous menu “ROR (Répertoire Opérationnel des Ressources”, cliquer sur “Mes professionnels”.

          Les professionnels sont visibles dans la “LISTE DES PROFESSIONNELS”.

          Pour accéder à la fiche du professionnel à modifier, utiliser la “LISTE DES FILTRES”. 

          Saisir le nom et le prénom du professionnel et cliquer sur le bouton “Filtrer” disponible en bas de la “LISTE DES FILTRES”

          Référent de plusieurs établissements ?

          Pour faire apparaître les professionnels rattachés à un seul des établissements, supprimer un ou plusieurs établissements en cliquant sur la croix. Ainsi seuls les professionnels rattachés à l’établissement conservé dans la liste des filtres seront visibles dans la “Liste des professionnels”.

          Le professionnel est visible dans la “LISTE DES PROFESSIONNELS”.

          Cliquer sur le bouton “Actions”, puis cliquer sur “Modifier”, depuis la “LISTE DES PROFESSIONNELS”.

          Le professionnel est visible dans la “LISTE DES PROFESSIONNELS”.

          Cliquer sur le bouton “Actions”, puis cliquer sur “Consulter”, depuis la liste des professionnels, puis sur l’icône crayon depuis la fiche du professionnel.

          2-2 Focus sur les actions possibles sur la fiche d’un professionnel

          Permet d’imprimer la fiche du professionnel

          Permet de modifier les données de la fiche du professionnel.

          Permet d’archiver la fiche du professionnel. (Attention dans certains cas uniquement).

          Permet d’envoyer un email de bienvenue au professionnel.

          Permet d’envoyer un email de réinitialisation du mot de passe au professionnel.

          Permet de modifier l’adresse de secours/de connexion du professionnel. 

          Permet d’affecter un ou plusieurs établissement à un professionnel.

          Permet de revenir à la liste des professionnels de l’établissement.

          2-3 Modifier les données de la fiche du professionnel

          Pour des raisons de sécurité des données, dévoyer une fiche professionnel existante en modifiant les nom/prénom/adresse mail au profit d’un autre professionnel, n’est pas autorisé.

          Compte utilisateur activé : 

          Non : Empêche la connexion avec cette fiche professionnel (risque d’usurpation, en attente de mise à jour suite à un départ de la structure…).

          Oui : Autorise la connexion au Portail de Santé, et l’accès à ses applications et outils. 

          Identifiant : 

          Pour des raisons de sécurité, ce champ est non modifiable. En cas d’incohérence sur ce champ contacter le Centre de Services.

          Profession / Spécialités :  

          La profession et la spécialité permettent d’obtenir divers accès à certains outils. Ces données doivent être modifiées avec la plus grande vigilance.

          Fonction dans l’établissement : 

          La fonction permet d’obtenir des accès à certains outils. Cette donnée doit être modifiée avec la plus grande vigilance.

          Après avoir modifié les éléments de la fiche du professionnel, en respectant les règles de sécurité et les points de vigilance évoqués, cliquer sur le bouton “Mettre à jour”

           

          2-4 Mettre à jour les rôles du professionnel

          Cliquer sur le Menu “ROR & Indispensables”, puis sur le sous menu “Mes professionnels”.

          Cliquer sur le bouton “Actions”, puis sur “Consulter”, pour un professionnel choisi.

          1

          Se rendre en bas de la fiche du professionnel, dans la partie “Rôles”.

          Procéder à la vérification des rôles existants pour ce professionnel.

          Pour ajouter des rôles à un professionnel cliquer sur le bouton “Ajouter des rôles”.

          2

          La fenêtre “Choix du Rôle à ajouter” apparaît.

          Dans un premier temps, sélectionner le rôle qui doit être attribué au professionnel.

          Ces étapes doivent être renouvelées pour chaque nouveau rôle.

          Pour retirer un rôle sur la fiche d’un professionnel, cliquer sur l’icône , du rôle.

          En l’absence de l’icône , contacter le Centre de Services 

          3

          Une fois le rôle sélectionné, une fenêtre apparaît à droite.

          Le champ indique le nom du ou des établissements et/ou les unités du professionnel.

          Si le professionnel ne doit pas disposer du rôle sur toutes les entités (établissement/unités), les supprimer en cliquant sur la croix.

           

          Cliquer sur le bouton “Valider” et vérifier que le rôle s’affiche sur la fiche du professionnel.

          2-5 Modifier l’email de secours/connexion du professionnel

          L’e-mail de secours (email permettant la connexion) n’est pas visible sur la fiche du professionnel.

          Le professionnel peut s’adresser au référent établissement ROR pour procéder à la modification de son adresse de secours (cette adresse mail permet au professionnel de se connecter sur le Portail de Santé PACA).

          Pour modifier cette adresse mail, cliquer sur l’icône .

           

          La fenêtre “Nouvel email de secours” s’affiche . Renseigner la nouvelle donnée.

          Cliquer sur le bouton “Valider”.

          Après avoir cliqué sur le bouton “Valider”, le message d’erreur “Cette adresse mail est déjà utilisée”, peut apparaître en haut à droite de la fiche du professionnel.

          Dans ce cas, contacter le Centre de Services.

          3 – Affecter un établissement à un professionnel

          Le référent établissement dispose du droit de rattacher un professionnel référencé dans le ROR, à ou aux  établissements dont il est référent.

          Pour accéder aux professionnels d’un établissement, cliquer sur le menu “Ror & indispensables”, puis dans la sous-partie “ROR”, cliquer sur “Mes professionnels”.

          1. Dans la “LISTE DES FILTRES” : 

          • Cliquer sur la croix du ou des établissements apparaissant dans le champ “Établissements”, 
          • Cliquer sur le bouton “Filtrer.

          L’ensemble des professionnels référencés dans le ROR s’affiche dans la “LISTE DES PROFESSIONNELS”.

          2. Dans la “LISTE DES FILTRES” : 

          • Rechercher le professionnel soit par le NOM/Prénom, soit par le RPPS/ ADELI
          • Cliquer sur le bouton “Filtrer”.

           

          Un ou plusieurs professionnels peuvent s’afficher dans la “LISTE DES PROFESSIONNELS”.

          Afin d’affecter le bon professionnel à l’établissement, consulter les fiches des professionnels en cliquant sur le bouton “Actions”, puis sur “Consulter”.

          Le professionnel identifié, cliquer sur le bouton (1).

          La fenêtre “Affectation d’un professionnel à un établissement” apparaît.

          Saisir le nom de l’établissement sur lequel le professionnel doit être rattaché (2) et cliquer sur le bouton “Valider” (3).

          Une deuxième fenêtre “Affectation d’un professionnel à un établissement” s’affiche.

          Compléter les champs manquants : 

          • Unité(s) du professionnel
          • Adresse e-mail dans l’établissement (avec un nom de domaine correspondant à celui de l’établissement)
          • Téléphone 

          Cliquer sur le bouton “Valider”. 

          Une pop up verte apparaît en haut à droite de l’écran

          Le professionnel reçoit une notification par mail lui indiquant de valider cette affectation à un établissement.

          4 – Archiver un professionnel

          4-1 Accéder à la fiche du professionnel à archiver

          Pour accéder aux professionnels d’un établissement, cliquer sur le menu “Ror & indispensables”, puis dans la sous-partie “ROR”, cliquer sur “Mes professionnels”.

          Les professionnels sont visibles dans la “LISTE DES PROFESSIONNELS”.

          Pour accéder à la fiche du professionnel à archiver, utiliser la “LISTE DES FILTRES”. 

          Saisir le nom et le prénom du professionnel et cliquer sur le bouton “Filtrer” disponible en bas de la “LISTE DES FILTRES”.

          Cliquer sur le bouton “Actions”, puis “Consulter”, sur la ligne du professionnel à archiver.

          Référent de plusieurs établissements ?

          Pour faire apparaître les professionnels rattachés à un seul des établissements, supprimer un ou plusieurs établissements en cliquant sur la croix. Ainsi seuls les professionnels rattachés à l’établissement conservé dans la liste des filtres seront visibles dans la “Liste des professionnels”.

          4-2 Archiver ou retirer le professionnel d’un établissement

          Le référent établissement dispose du droit d’archiver ou de retirer un professionnel de son établissement.

          Le professionnel est rattaché uniquement à l’établissement du référent :

          1. Professionnel : Rattaché à l’établissement du référent
          2. Archivage possible du professionnel
          3. Cliquer sur l’icône en   haut à droite de la fiche du professionnel

          Le professionnel est rattaché à l’établissement du référent et à l’établissement d’un autre référent :

          1. Professionnel : Rattaché à l’établissement du référent ET à un établissement dont le référent n’a pas la responsabilité
          2. Archivage impossible du professionnel
          3. Retrait de l’établissement dont le référent à la responsabilité

          5 – Créer un professionnel

          5-1 Recherche d’un compte existant au sein de l’établissement du référent

          Le référent établissement dispose du droit de créer les comptes des professionnels exerçants au sein de son établissement.

          Pour accéder aux professionnels d’un établissement, cliquer sur le menu “Ror & indispensables”, puis dans la sous-partie “ROR”, cliquer sur “Mes professionnels”.

          L’ensemble des professionnels référencés sur le ou les établissements du référent est disponible.

          Les doublons de comptes pouvant entraîner des dysfonctionnements, il est important de vérifier au préalable si le professionnel ne dispose pas déjà d’un compte dans le ROR. 

          Dans la “LISTE DES FILTRES” : 

          • Rechercher le professionnel soit par le NOM/Prénom, soit par le RPPS/ ADELI

          Cliquer sur le bouton “Filtrer”

          Dans la “LISTE DES PROFESSIONNELS”, aucune fiche n’est disponible. Il est indiqué “Aucune donnée”.

          Cliquer sur le bouton         pour créer une nouveau professionnel.  

          5-2 Création et complétude de la fiche d’un nouveau professionnel

          Cliquer sur le bouton “Sauvegarder” (attention : associer  l’établissement et l’unité avant de cliquer sur sauvegarder).

          Cliquer ensuite sur le bouton “Mettre à jour” apparut à la place du bouton “Sauvegarder”

          Un email est envoyé au professionnel. Il contient un lien lui permettant de réinitialiser son mot de passe.

          Attention : le lien n’est valable que 24 heures.

          Dans la partie “IDENTITÉ”, renseigner les champs suivants : 

          • NOM
          • Prénom

          Dans la partie “INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES”, renseigner les champs suivants : 

          1. Compte utilisateur activé : Oui / Non
            Oui : Permet au professionnel de se connecter au Portail de Santé PACA.
            Non : Ne permet pas au professionnel de se connecter au Portail de Santé PACA.
          2. Email de secours 
            (Attention donnée visible uniquement à la création)
          3. Téléphone de secours 
            (Attention donnée visible uniquement à la création)
          4. ADELI OU RPPS 

          L’adresse mail de secours, ainsi que le numéro de téléphone de secours sont nécessaires pour la connexion.

          Dans la partie “COMPÉTENCES”, renseigner les champs suivants (uniquement si le professionnel est concerné) :

          • Profession 
          • Spécialités

          Dans la partie “Etablissements associés”, renseigner les champs suivants (données visibles par tous) : 

          5. Etablissement 

          6. Unités

          7. Fonctions dans l’établissement 

          8.  Adresse mail dans l’établissement (si le professionnel dispose d’une adresse mail dans l’établissement)

          9. Téléphone (si le professionnel dispose d’un numéro de téléphone dans l’établissement)

          10. Le professionnel peut être rattaché à plusieurs établissements dont le référent à la responsabilité

          5-3 Attribuer des rôles à un nouveau professionnel

          Cliquer sur le Menu “ROR & Indispensables”, puis sur le sous menu “Mes professionnels”.

          Cliquer sur le bouton “Actions”, puis sur “Consulter”, pour un professionnel choisi, ou directement sur le bouton “Ajouter des rôles” située en bas de la fiche (après validation de sa création).

           

          1

          Se rendre en bas de la fiche du professionnel, dans la partie “Rôles”.

          Procéder à la vérification des rôles existants pour ce professionnel.

          Pour ajouter des rôles à un professionnel cliquer sur le bouton “Ajouter des rôles”.

          2

          La fenêtre “Choix du Rôle à ajouter” apparaît.

          Dans un premier temps, sélectionner le rôle qui doit être attribué au professionnel.

          Ces étapes doivent être renouvelées pour chaque nouveau rôle.

           

          Pour retirer un rôle sur la fiche d’un professionnel, cliquer sur l’icône  , du rôle.

          En l’absence de l’icône  , contacter le Centre de Services 

          3

          Une fois le rôle sélectionné, une fenêtre apparaît à droite.

          Le champ indique le nom du ou des établissements et/ou les unités du professionnel.

          Si le professionnel ne doit pas disposer du rôle sur toutes les entités (établissement/unités), les supprimer en cliquant sur la croix.

          Cliquer sur le bouton “Valider” et Vérifier que le rôle s’affiche sur la fiche du professionnel.

           

          5-4 Gérer la connexion du professionnel

          Le référent établissement ne dispose pas des mots de passe des professionnels. Cette donnée personnelle n’est pas visible sur la fiche du professionnel.

          Cependant, le référent établissement peut aider le professionnel dans la gestion de son mot de passe.

          1. E-mail de bienvenue

          L’email de bienvenue est envoyé au professionnel dans les cas suivants :

          • Création de la fiche du professionnel (envoi automatique).
          • Le professionnel ne s’est jamais connecté (envoi par le référent à la demande du professionnel).

          Le lien contenu dans cet e-mail est valable 24 heures

            2. E-mail de réinitialisation

            L’email de réinitialisation (équivalent à “mot de passe oublié) est envoyé au professionnel dans le cas suivant :

            • Le professionnel a oublié son mot de passe.
            • Le professionnel s’est déjà connecté au Portail de Santé PACA.

            Le lien contenu dans cet e-mail est valable 24 heures

             

            5-5 Le cas particulier du professionnel déjà existant dans le ROR

            Le référent établissement dispose du droit de créer les comptes des professionnels exerçants au sein de son établissement.

            Le professionnel peut être référencé dans le ROR, mais ne pas apparaître dans la liste des professionnels du référent.

            Pour accéder aux professionnels d’un établissement, cliquer sur le menu “Ror & indispensables”, puis dans la sous-partie “ROR”, cliquer sur “Mes professionnels”.

            L’ensemble des professionnels référencés sur le ou les établissements du référent est disponible.

            Les doublons de comptes pouvant entraîner des dysfonctionnements, il est important de vérifier au préalable si le professionnel ne dispose pas déjà d’un compte dans le ROR. 

            Dans la “LISTE DES FILTRES” : 

            • Rechercher le professionnel soit par le NOM/Prénom, soit par le RPPS/ ADELI

            Cliquer sur le bouton “Filtrer”

             

            Dans la “LISTE DES PROFESSIONNELS”, aucune fiche n’est disponible. Il est indiqué “Aucune donnée”. 

            Cliquer sur le bouton     pour créer un nouveau professionnel.

            Lors de la création de la fiche professionnel, saisir le Nom et le Prénom du professionnel.

            Si le professionnel n’est pas référencé dans le ROR, renseigner les champs suivants comme indiqué dans “Création de la fiche professionnel”

            Lors de la saisie du Nom et du Prénom, une fenêtre peut apparaître sur le devant de la fiche du professionnel.

            Cette fenêtre “Professionnel déjà existant ?”, signifie que le Nom et le Prénom saisis ont été détectés dans le ROR, et que la fiche du professionnel est donc probablement déjà référencée sur un autre établissement.

            Dans ce cas, cliquer sur le bouton “Fermer”.

            La fiche du professionnel en mode création, est de nouveau visible.

            Cliquer sur le bouton “Retour à la liste”, situé en bas de la fiche et contacter le Centre de Services.

             

            6 – Gestion d’une demande d’inscription émise par un professionnel

            Les demandes d’inscriptions, initiées par les professionnels d’un établissement sont gérées par le référent établissement

            Le référent établissement dispose des droits pour consulter, valider ou refuser ces demandes.

            6-1 Consultation des demandes d’inscription à valider

            Le référent établissement ROR peut consulter les demandes d’inscription émises par les professionnels (via le formulaire d’inscription en établissement) comme suit : 

            Mail

            Cliquer sur le lien disponible dans le mail reçu 

            Accueil du ROR

            Cliquer sur le pictogramme, visible en mode connecté (cloche), sur la page d’accueil du ROR

            Menu du ROR

            Ouvrir le Menu “Ror et Indispensables”, en mode connecté et cliquer sur “Validation – Gérer mes demandes d’inscription”

            6-2 Validation et activation du compte

            1

            2

            3

            Choisir l’une des 3 possibilités de consultation de la demande : 

             

            1. Par mail
            2. Accueil du ROR
            3. Menu du ROR

             

             

            La liste des professionnels à valider est visible. 

            Cliquer sur le bouton “Actions”, puis sur “Valider ou Refuser”

            Consulter les informations saisies par le professionnel.

            Via cette fenêtre il est possible de :

            • Valider le compte
            • Valider et Modifier le compte
            • Refuser le compte

            Cliquer sur le bouton “Valider et Modifier”.

            Contrôler les informations saisies par le professionnel.

            Modifier le champ “compte utilisateur activé”, en cliquant sur “Oui”.

            Enfin, cliquer sur le bouton “Mettre à jour” en bas de la fiche du professionnel.

            La fiche du professionnel en mode consultation s’affiche à l’écran.

            En mode consultation, en haut à droite, de la fiche du professionnel, cliquer sur l’icone :

            Le professionnel recevra un email de bienvenue, qui lui permettra de se connecter sur le Portail de Santé (ce mail n’est valable que 24 heures).

            6-3 Refus de validation du compte

            1

            2

            3

            Choisir l’une des 3 possibilités de consultation de la demande : 

             

            1. Par mail
            2. Accueil du ROR
            3. Menu du ROR

             

             

            La liste des professionnels à valider est visible. 

            Cliquer sur le bouton “Actions”, puis sur “Valider ou Refuser”

            Les informations saisies par le professionnel  sont consultables.

            En cas de refus de référencer ce professionnel dans le ROR, cliquer sur le bouton “Refuser”.

            Le professionnel reçoit une notification sur sa boite mail, lui indiquant que sa demande d’inscription a été refusée.

            Le professionnel n’est plus visible dans la liste des professionnels à valider.

            Les actions du référent établissement ROR

            1- Gestion des capacités disponibles

            Le module de Gestion des capacités disponibles,  accessible depuis le Portail de santé PACA,  permet le recueil des capacités, lits disponibles et fermés, des établissements sanitaires de la région PACA. Cet outil permet la veille sanitaire régionale , nationale et, aux SAMU une vision globale ou ciblée des lits d’aval pour un pilotage quotidien et lors de situation sanitaire exceptionnelle.

            Le Référent établissement ROR, s’assure de la saisie pluriquotidienne des lits disponibles dans le module “Gestion des capacités disponibles”, ainsi que des prévisionnels de fermeture.

            Il est garant de la mise  à jour des capacités installées, notifiées dans les fiches unités, ainsi que des disciplines et mode de prise en charge associés.

            Le référent établissement ROR, a la possibilité d’ajouter les rôles permettant la saisie des lits disponibles aux professionnels de son établissement . II est par ailleurs l’interlocuteur lors de la mise en place des flux automatisés des lits disponibles  si l’établissement en fait la demande.

            Le référent établissement ROR reste l’interlocuteur privilégié entre l’établissement et le GRADeS (dysfonctionnement, absence de saisie, campagne de mise à jour de données des capacités installées…).

            2- Mise à jour des coordonnées de direction et d’alertes

            2-1 Les coordonnées de direction

            Mode “Consulter”

            Mode “Modifier”

            Les coordonnées de direction

            Les coordonnées de direction est un point de contact privilégié pour communiquer des informations à l’établissement.

             

            Les coordonnées de Direction sont visibles sur la fiche de l’établissement.

            1– Se connecter au Portail de Santé PACA

            2– Dans le menu “Ror & Indispensables”, cliquer sur le sous menu “Mon établissement”

            3 – Cliquer sur le bouton “Actions” puis sur “Consulter” sur la ligne de l’établissement à vérifier

            4 – Vérifier les coordonnées visibles dans la partie “Contact”

            5 – Pour modifier ou ajouter des coordonnées manquantes 

                 cliquer sur l’icône      disponible en haut à droite de la fiche établissement

            2-2 Les coordonnées d’alerte

            Mode “Consulter”

            Mode “Modifier”

            Les coordonnées d’alerte

            Vérifier les informations concernant les coordonnées d’alerte nécessaires en cas de situation sanitaire exceptionnelle.

             

            Les coordonnées Alerte sont visibles sur la fiche de l’établissement.

            1– Se connecter au Portail de Santé PACA.

            2– Dans le menu “Ror & Indispensables”, cliquer sur le sous menu “Mon établissement”.

            3 – Cliquer sur le bouton “Actions” puis sur “Consulter” sur la ligne de l’établissement à vérifier.

            4 – Vérifier les coordonnées visibles dans la partie “Coordonnées Alerte”.

            5 – Pour modifier ou ajouter des coordonnées manquantes 

                 cliquer sur l’icône     disponible en haut à droite de la fiche établissement

            3 – Message d’alertes sur le Portail de Santé PACA

            Les référents établissements, ont la possibilité de créer des alertes sur le Portail de Santé PACA pour son/ses établissement(s) ou pour une/des personne(s) appartenant à son/ses établissement(s).

            Ces professionnels doivent être connectés et rattachés à cette structure sur leur compte ROR.

            Gestion des alertes établissements