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À quoi sert l’environnement de formation ?

Afin de permettre aux utilisateurs de l’outil ViaTrajectoire Grand Âge de s’exercer à la manipulation, un environnement de formation est mis à votre disposition via ce lien : https://vtformation.sante-ra.fr/Trajectoire/Default.aspx

L’environnement de formation permet :

• D’utiliser une « base école » qui reproduit l’outil VTGA à l’identique, sans pour autant créer de « véritables » dossiers
• De simuler via la création de dossiers fictifs l’intégralité du processus traité dans VTGA, de la création d’un dossier à l’arrivée effective d’une personne âgée dans un établissement d’accueil
• De tester en tant que demandeur professionnel (établissement sanitaire, accompagnant social etc.) la création d’un dossier VTGA, la génération de demandes d’admission et le suivi de ces dernières
• De tester en tant qu’établissement receveur (EHPAD, RA, AJ, USLD) la réception d’une demande d’admission et le traitement de cette dernière

Se connecter à l’environnement de formation

Rendez-vous sur le lien suivant pour accéder à l’environnement de formation : https://vtformation.sante-ra.fr/Trajectoire/Default.aspx

Vous arriverez sur la page d’accueil ci-dessous. Les identifiants et mots de passe sont affichés dans les slides suivants.

Se connecter à l’environnement de formation : Etablissements du département 06

Deux comptes distincts sont à votre disposition pour utiliser l’environnement de formation : un compte « demandeur » et un compte « receveur » dont les possibilités respectives sont affichées dans le tableau ci-dessous : ATTENTION : LES COMPTES CI-DESSOUS SONT A DESTINATION DES ETABLISSEMENTS DU DEPARTEMENT 06

Bonnes pratiques : proposition d’exercice

Afin d’utiliser au mieux l’environnement de formation, nous vous conseillons de procéder comme suit :

1. Connectez-vous depuis la page d’accueil de l’environnement de formation avec les identifiants et mot de passe du compte « demandeur » à votre disposition.
2. Créez ensuite un dossier et complétez les 3 différents volets de ce dernier, ajoutez une pièce jointe
3. Recherchez les établissements suivants : RA LES JARDINS DE SAINT MARTIN (060030483) & EHPAD LE MAS DES MIMOSAS (060003878)
4. Sélectionnez-les puis envoyez des demandes aux deux établissements cités précédemment
5. Déconnectez-vous du compte demandeur et, depuis la page d’accueil, connectez-vous avez le compte « receveur » à votre disposition
6. Retrouvez vos demandes d’admissions dans les tableaux de bord des deux établissements respectifs, disponibles depuis le compte receveur
7. Consultez les dossiers, donnez des avis internes puis utilisez le bouton « Répondre » depuis le dossier pour traiter la demande
8. Reconnectez-vous enfin sur le compte « demandeur » pour visualiser la réponse apportée à votre demande d’admission

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Connexion à VTGA via le portail de santé PACA

La connexion des professionnels de santé à VTGA se fera par le Portail de santé PACA. Pour une assistance à votre connexion au site santé PACA, consulter ce guide: https://tutos.ies-sud.fr/authentification/

1. Cliquer sur « Connexion »
   
2. Renseigner vos identifiant et mot de passe, puis cliquer sur « Se connecter »
   
3. Après votre connexion sur le site de santé, dans la rubrique « Applications mises en avant » Cliquer sur l’encadré « ViaTrajectoire » pour basculer sur la plateforme correspondante et ensuite vous connecter à VTGA
   

Connexion à VTGA via le portail de santé PACA : double authentification

Pour les directeurs et référents, une double authentification est nécessaire pour le site de santé PACA Après avoir renseigné identifiant et mot de passe, il vous sera demandé un second code « OTP » (One Time Password)

1. Les modes de réception du code OTP sont issus des éléments renseignés dans votre profil du ROR.
   
2. Après avoir indiqué le code, avant de cliquer sur « Valider », vous pouvez cocher la case « Faire confiance à ce poste […] » afin que votre authentification soit valable 24h
   

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Gestion de la demande par un établissement receveur : les différentes étapes

Pour qui ? Ce support de formation est à destination des établissements disposant d’un compte « receveurs » dans l’outil VTGA qui permet de recevoir et gérer plusieurs demandes d’admission au sein de l’établissement.

Chaque établissement receveur (EHPAD, USLD, RA, AJ) dispose de comptes permettant l’accès à l’outil Via Trajectoire Grand Âge. Lors de la connexion, les utilisateurs accèdent à un tableau de bord permettant de visualiser et de traiter les demandes d’admission des particuliers ou demandeurs professionnels. Voici les étapes de gestion d’une demande :

1. Réception de la demande
2. Consultation et suivi du dossier
3. Emission d’avis médical / de charge de travail en soin
4. Réponse à la demande
5. Déclaration de l’admission effective de la personne dans l’établissement

Réception de la demande

Une fois connecté au compte receveur de la plateforme ViaTrajectoire, passer la souris sur « Grand Âge » puis cliquer sur « Mes demandes reçues » pour accéder au tableau de bord présentant les demandes reçues.

1. Passer la souris sur « GRAND ÂGE »
2. Cliquer sur « Mes demandes reçues »

Astuce : Une « fiche pratique » est dédiée à la connexion à l’outil, qui se fait via le Portail de santé PACA.

Consultation et suivi du dossier

Depuis le tableau de bord, cliquer sur la ligne de la demande correspondante pour consulter les détails du dossier. Attention, selon les habilitations attribuées l’accès aux informations médicales sera possible ou non (mais il sera à minima possible de visualiser les avis médicaux internes émis par les personnes habilitées).

1. Cliquer sur la ligne du dossier dans le tableau de bord pour ouvrir la demande.

En ouvrant le dossier, il est possible de consulter le détail de la demande :

• Dans l’écran principal, on retrouve les informations administratives, informations médicales, les pièces jointes. 
• À droite, un résumé du dossier est disponible (incluant le statut, les contacts associés, etc.), ainsi que différentes options utiles au suivi du dossier (voir planche suivante).

Une fois le dossier ouvert, plusieurs éléments permettent de tracer en interne les avancées sur la demande.

• En haut à gauche se trouve la fiche de suivi qui peut être complétée et modifiée selon le besoin.
• En bas à droite de l’écran, dans la partie « suivi » se trouvent des possibilités pour prendre des notes, tracer une visite de la personne dans l’établissement, attribuer un code couleur au dossier pour indiquer son avancement, etc.

Astuce : Une fiche de suivi est à disposition pour tracer les actions internes liées au dossier.

Emission d’avis médical / de charge de travail en soin

En haut à droite du dossier se trouve l’action « Donner un avis en interne ». Les personnes habilitées pourront consulter les informations médicales du dossier (volets médical / autonomie) puis donner un avis favorable / défavorable sur le dossier médical et la charge de travail en soin associée à l’admission de la personne dans l’établissement. Les avis en question sont visibles sur le dossier même par les personnes sans habilitations médicales. Les avis peuvent être modifiés au besoin via le même bouton.

NB : Les avis en internes ne conditionnent pas la réponse apportée à la demande.

Réponse à la demande

En haut à droite du dossier se trouve l’action « Répondre », permettant d’apporter une réponse à la demande d’admission. Il est possible de proposer une admission, de mettre le dossier en liste d’attente ou encore de refuser la demande. Le particulier / demandeur en charge du dossier est informé de la réponse et du commentaire apporté.

Astuce : il est possible de revenir sur la réponse apportée en cliquant de nouveau sur « Répondre » puis « A réévaluer ».

Déclaration de l’admission effective de la personne dans l’établissement

Si la personne fait un retour positif à la proposition d’admission, le statut de la demande passe à « Admission acceptée ». Lorsque la personne intègre l’établissement, veiller à prononcer son admission effective via le bouton « Répondre ». Cette action permet d’informer les autres établissements, et de passer le dossier dans l’onglet « Admis » du tableau de bord – réduisant ainsi la liste des dossiers en cours de traitement.

Astuce : L’arrivée effective ne peut pas être réalisée à une date future.

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Accéder à la fonction de récupération d’un dossier

Recherche du dossier de l’usager à récupérer

Validation de la récupération

Apparition du dossier dans le tableau de bord

Le dossier est alors créé dans le tableau de bord, et il s’ouvre automatiquement. Les différents volets peuvent alors être consultés et modifiés (en fonction des droits de l’utilisateur). La gestion des demandes aux établissements, est quant à elle pour l’instant toujours bloquée : il est juste possible de consulter les demandes en lecture. L’étape suivante permet de débloquer la gestion des demandes (si besoin).

Déblocage de la gestion des demandes

Le dossier est désormais totalement accessible, et peut être géré dans sa globalité par les professionnels de l’unité concernée. Cette étape entraîne également l’envoi d’un mail à l’usager.

Cas d’un dossier géré par une autre unité professionnelle

IMPORTANT : la fonctionnalité de bris de glace n’est pas accessible lorsqu’une unité professionnelle est déjà référente du dossier (il ne peut y avoir qu’une à la fois). Si c’est le cas, le message ci-dessus apparaît.

En cas de besoin, il faut contacter l’unité actuellement référente pour lui demander de « transférer le dossier ». Elle devra alors choisir l’établissement et l’unité à qui il faut transférer la responsabilité du dossier, et n’y aura plus accès.

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Création et gestion des comptes VTGA

Pour qui ? Ce support de formation est à destination des personnes responsables des comptes et habilitations VTGA des établissements (les « Référents Structures »).

• La création et gestion des comptes et habilitations VTGA se fait directement dans le Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR), qui est accessible depuis le Portail de santé PACA.
  • Pas de création / gestion des comptes directement dans VTGA
  • À chaque compte utilisateur sont associées des habilitations, accordant des droits d’accès spécifiques dans le logiciel sur une ou plusieurs unités, dans un ou plusieurs établissements
• Le directeur / la directrice d’établissement a été contacté(e) pour communiquer les données relatives à chaque établissement et créer les comptes associés. Cette personne est autonome pour la mise à jour et création de compte pour son établissement
• Un message de bienvenue a été envoyé sur l’adresse e-mail associée à votre compte, il vous permettra d’obtenir votre nom d’utilisateur et de choisir votre mot de passe
• Le lien n’est valable que 24 heures, au-delà le directeur / la directrice devra renouveler la manipulation pour permettre la première connexion

Lien vers tutoriel de création comptes et rôles ROR

• Si le référent de l’établissement souhaite créer des comptes ou encore modifier des habilitations après l’ouverture de l’outil, un tutoriel sur le sujet est disponible sur la Plateforme TutOs.
  • Les chapitres 5 et 6 du tutoriel ci-dessus portent sur les professionnels dans le ROR ainsi que des attributions de rôles liés à ces professionnels
• Pour rappel, avant l’ouverture de VTGA les référents de chaque établissement receveur ont été contactés pour mettre à jour les données des établissements et les comptes associés

Codes d’accès ViaTrajectoire

• Si vous n’avez pas vos codes d’accès :
  • se rapprocher de votre “Référent Établissement”.
• Si vous êtes référent et que vous n’avez pas vos codes d’accès :
  • envoyer un email à : Viatrajectoire@ies-sud.fr

Gestion des habilitations en cascade

Périmètre des receveurs : EHPAD + Résidences Autonomie + Accueil de jour + USLD

Coordination Grand-Âge – Coordination (GA) Attribution du profil Référent aux utilisateurs chargés de gérer l’annuaire ainsi que les comptes et habilitations

Présentation des habilitations : VTGA Receveur

Présentation des habilitations : VTGA Demandeur

Présentation des habilitations ViaTrajectoire : Sanitaire / Prescripteur

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Données anonymisées mises à jour chaque mois

Les documents statistiques proposés sont issus d’une base de données anonymisées type « infocentre » constituée par un chargement mensuel des données (nuit du 1 au 2 de chaque mois). Les données statistiques du module observatoire sont accessibles uniquement en mode connecté et sont anonymes.

Accès selon habilitations

L’accès aux documents est conditionné par les habilitations du compte ROR de la personne (lié au compte portail santé PACA), pour visualiser les statistiques, le rôle suivant doit être attribué au compte :

• « VT GA -Statistiques Receveur Grand Age » pour les établissements receveurs (EHPAD, RA, AJ, USLD)
• « VT GA -Statistiques Demandeur Grand Age » pour les établissements demandeurs (accompagnants sociaux ou médico-sociaux)

Informations statistiques reçues en différé

À noter : la commande de statistiques doit être anticipée : celles-ci sont accessibles quelques heures après la commande dans l’onglet « Observatoire », « Consulter ».

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Pour qui ? Ce support de formation est à destination des ESMS ayant une unité HTU et/ou faisant partie du dispositif ARS pour le HTSH

L’information doit impérativement être visible pour les établissements demandeurs dans le Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR).

Pour ce faire :

• ➤ Veillez à ce que le champ “Activités opérationnelles” soit renseigné en conséquence sur votre (vos) unité(s).

La manipulation suivante est à faire par le(s) référent(s) Établissement dans le Portail de Santé Paca :

• Cliquez dans “ROR & Indispensables”
• Dans la colonne ROR, cliquez sur “Mes unités”
• Dans la “Liste des Unités”, à droite de votre ESMS, cliquez :

• Dans votre “Unité”, vérifiez que les champs ci-dessous apparaissent dans l’encart « Activité »

Si cela n’est pas le cas :

• Cliquez en haut à droite de votre “Unité” sur le crayon pour modifier :

• Dans “Modifier l’Unité”, allez à la ligne “Activités opérationnelles” afin de les afficher :

• Une fois l’opération réalisée, cliquez sur “Mettre à jour” en bas de la page.
• Répétez l’opération pour chacune des unités de votre (vos) établissement(s) qui sont concernées.

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Le signalement des décès permet l’actualisation des tableaux de bord des établissements prescripteurs, structures d’accompagnement de ville et établissements receveurs.

SIGNALER LE DÉCÈS

Il est possible d’effectuer un signalement manuel de décès dans ViaTrajectoire afin de provoquer l’annulation de la demande sous 30 jours. Ce signalement est possible pour le receveur, seulement sur les statuts de dossier suivants :

• demande reçue
• liste d’attente
• admission proposée

Pour réaliser cette action :

• entrer dans le dossier pour lequel vous souhaitez signaler le décès,
• puis, en bas à droite cliquer sur Signaler le décès.

À la consultation du dossier concerné par l’alerte, un bandeau explicatif apparaît en haut de la page.

SIGNALER UNE SUSPICION DE DÉCÈS PAR L’INSEE

ViaTrajectoire est synchronisé mensuellement avec les fichiers de déclaration de décès de l’INSEE. Sur la base de critères communs (nom de naissance, prénom, sexe et date de naissance), les dossiers d’admission correspondant sont signalés sur les tableaux de bord. Ainsi lorsqu’un dossier fait l’objet d’une suspicion de décès, celui-ci est signalé dans le tableau de bord par cette icône :

Il est nécessaire de répondre au signalement de décès de l’usager sous 30 jours. Un mail d’information est envoyé :

• à l’usager ou à son aidant s’il est connecté au dossier via l’espace Particuliers,
• au médecin traitant, s’il a été déclaré dans le dossier,
• à l’accompagnant professionnel, s’il détient la responsabilité du dossier.

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