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DUA (Dossier Unique d’Admission)
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FAQ

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Informations générales

  • Non. Mais les utilisateurs ESMS peuvent paramétrer cela depuis leur page d’accueil : cliquer sur votre nom en haut à droite pour accéder aux paramètres de votre compte. Sur la page qui s’affiche, descendre dans la section « Mes habilitations », et cocher les cases de la colonne la plus à droite intitulée « Réception de mail »

  • Plusieurs possibilités permettent de consulter des statistiques dans ViaTrajectoire handicap :

    1. Dans votre Tableau de bord VT PH (via l’onglet “HANDICAP” cliquer sur “Gérer les notifications reçues”) : en bas de page, le nombre de notifications et de dossiers présents est indiqué pour chaque onglet.
    2. Depuis la page d’accueil, passer votre souris sur l’onglet «  »Observatoire » » et cliquer sur le sous-menu «  »Handicap » » : selon vos habilitations, il vous sera possible de commander des rapports. Pour y accéder, il est nécessaire de posséder les droits VT PH – Statistiques ESMS. Le/les référents ViaTrajectoire de votre établissement sont en capacité de vous ajouter cette habilitation spécifique (via le ROR, l’application gérant les habilitations ViaTrajectoire). En cas de difficulté, le référent peut contacter le centre de service par mail : viatrajectoire@iess.fr
    3. SIDSDO : l’outil est mis à disposition par la CNSA et permet d’éditer un panel d’indicateurs liés à l’activité ViaTrajectoire PH. Vous trouverez la procédure de demande d’accès à l’outil ici.

  • Non. En revanche, la colonne « Validité » du tableau de bord accessible depuis l’onglet « HANDICAP » > « Gérer les notifications reçues » affiche un code couleur : noir (plus de trois mois de validité), orange (moins de trois mois de validité restants) ou rouge (date de validité expédiée).

  • Non. Le renouvellement est effectué sur ViaTrajectoire une fois la décision émise par la CDPAH. La procédure en amont de cette émission reste, à ce jour, inchangée. S’il est nécessaire d’envoyer un dossier papier pour la prise de décision en CDAPH, ViaTrajectoire ne prévoit pas aujourd’hui de remplacer ce processus.

  • Même dans le cas d’une orientation ciblée, l’usager peut contacter un autre établissement tant qu’il correspond aux critères explicités dans la décision d’orientation.

  • La gestion des habilitations ViaTrajectoire (VT) est désormais déportée dans le Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR). Cela a eu plusieurs effets :
    Les habilitations ont toutes par défaut une durée de validité de 5 ans.
    Dès lors qu’une habilitation arrive à échéance, il est nécessaire de l’actualiser. Actuellement, le référent ESMS n’a pas la possibilité de réaliser cette opération, il faut donc en fait la demande au centre de service : viatrajectoire@iess.fr. Il est par contre important de supprimer toute habilitation qui ne serait plus d’actualité.

  • La MDPH est en mesure de « notifier » un ou plusieurs ESMS afin d’envoyer directement à ces établissements dans ViaTrajectoire Handicap une notification pour examen de la décision d’orientation.

  • Oui. Cette information est présente lorsque l’on ouvre la décision d’orientation depuis le tableau de bord et que l’on consulte la section « Contenu du dossier » > « Décision d’orientation ». L’information se trouvera alors dans le champ « Ressources propre à la personne ».
    NB : ce champ ne sera visible qu’après avoir coché la case indiquant que l’établissement a recueilli l’accord de l’usager pour consulter l’intégralité de son dossier.

  • La mise à jour se fait par le ROR puis remonte dans ViaTrajectoire suite à une synchronisation manuelle du compte. Cette opération n’aura pas d’incidence sur les accès.

  • Se connecter sur le portail de santé PACA, puis sur le Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR)
    Sur le ROR, cliquer sur le menu “Mon Compte” en haut à droite de l’écran puis accéder à la fonctionnalité.
    Dans la partie établissements associés, cliquer sur l’établissement dont vous souhaitez connaître le référent.
    La liste des référents établissements et ViaTrajectoire apparaît alors sur la fiche établissement dans la section “informations complémentaires”.

  • Il n’y a pas d’arbitrage à faire. L’objectif est de répondre aux sollicitations des usagers, en envoyant la notification de cette décision d’orientation dans plusieurs ESMS, cela multiplie les opportunités pour l’usager. C’est l’usager qui décide ensuite de l’ESMS qu’il souhaite rejoindre en fonction des réponses.

  • Oui, elles sont valables sur tout le territoire. C’est également grâce à cela que l’on peut récupérer les décisions d’orientation d’autres MDPH.

  • Même dans le cas d’une orientation ciblée, l’usager peut contacter un autre établissement tant qu’il correspond aux mêmes critères explicités dans la décision d’orientation.
    Si l’usager ne dispose pas encore d’une décision d’orientation, alors oui, il est nécessaire de solliciter la MDPH pour demander une orientation.

  • Le renouvellement est effectué sur ViaTrajectoire une fois la décision émise par la CDAPH. La procédure en amont de cette émission reste, à ce jour, inchangée. Il est donc nécessaire d’envoyer un dossier papier pour la prise de décision en CDAPH, ViaTrajectoire ne prévoit pas aujourd’hui de remplacer ce processus.

Gestion des notifications

  • Il existe 2 cas de figure :

    • Deux décisions ont été émises par la MDPH. La notification qui concerne l’accueil temporaire pourra être traitée indépendamment. L’usager doit être placé au statut « usager entré » sur cette dernière durant toute la durée de son séjour. La notification qui concerne l’accueil permanent doit être positionné en liste d’attente.
    • Une seule décision a été émise par la MDPH. L’usager doit être positionné au statut usager entrée sur l’unité qui est paramétrée pour l’accueil temporaire. Pour indiquer son positionnement en liste d’attente concernant l’accueil permanent, il est nécessaire d’utiliser la fonctionnalité « ajout d’un nouvel accompagnement ».

  • Après avoir indiqué un statut “usager entré”, il est possible de revenir sur ce changement pendant 2 jours, après quoi il n’est plus possible d’annuler ce changement de statut et il sera nécessaire de procéder à une “sortie”. Pour tout autre statut, le retour en arrière est toujours disponible.

  • Une décision d’orientation est automatiquement archivée 90 jours après la date de fin de validité, sauf si celle-ci se trouve au statut « usager entré ». En effet, une décision d’orientation échue se trouvant au statut « usager entré » ne sera archivée que lorsque l’ESMS concerné la placera au statut « usager sorti ».

  • Dans ce cas-là, il sera nécessaire d’attendre le début de la période de validité indiquée sur la notification de renouvellement.

  • Non, il n’est pas possible pour un ESMS de réorienter directement vers un autre ESMS. Pour ce faire, deux solutions :

    • Soit l’ESMS vers lequel nous souhaitons réorienter l’usager est de la même catégorie. L’ESMS de départ déclare une sortie de l’usager et l’ESMS d’arrivée récupère la notification pour faire entrer l’usager dans son établissement ou bien l’usager (ou son accompagnant) pourra lui envoyer une demande via le DUA (dans les départements pour lesquels la fonctionnalité est ouverte).
    • Soit l’ESMS vers lequel nous souhaitons réorienter n’est pas de la même catégorie. Il faut alors effectuer une demande de réorientation à la MDPH qui prendra le relais.

  • Le retour est déclaré directement dans le tableau de bord au statut des notifications reçues.

  • Indiquer l’unité (temporaire ou permanente selon les cas) dans laquelle l’usager est accueilli, indiquer dans les notes internes du dossier les jours de la semaine où l’usager est présent dans l’établissement.
    Sortir l’usager de l’unité en question lorsque l’accompagnement est terminé.
    Pour rappel, les unités temporaires peuvent accueillir des usagers de manière séquentielle ou continue, mais sur une période maximum de 90 jours par an.

  • Si on dispose des deux décisions d’orientations, l’obsolète et la nouvelle.
    Il est nécessaire d’acter la sortie de l’usager dans la décision obsolète : pour cela changer le statut à “usager sorti” (motif “renouvellement”).
    Puis acter depuis la nouvelle notification en le passant au statut « mise en liste d’attente » (s’il s’agit d’un renouvellement pour un usager en liste d’attente) ou « usager entré » selon la situation. Si on ne dispose pas de la nouvelle notification, il est possible de la récupérer via la fonction dédiée « Handicap > Récupérer décision d’orientation ».

  • Il faut ajouter un nouvel accompagnement sur la nouvelle unité et sortir l’usager de l’ancienne. Pour réaliser cette démarche, procéder comme suit :

    • Accéder à la décision d’orientation de l’usager depuis votre tableau de bord.
    • Cliquer sur le menu déroulant “sélectionner une action” en haut de l’écran et choisir “Ajouter un accompagnement”
    • Choisir la nouvelle unité accompagnant l’usager et les dates associées si nécessaire.
    • Sur la ligne indiquant l’ancienne unité, changer le statut pour sortir l’usager de cette dernière.

  • Le statut “période d’essai » est disponible pour toute notification, via le bouton habituel “sélectionner une action” dès lors que l’on est connecté en tant qu’utilisateur d’un ESMS de type ESAT (Établissement et Service d’Aide par le Travail).
    Si la période d’essai est renouvelée, alors on ne change pas le statut de la notification “période d’essai”, mais il est possible d’ajouter une précision écrite via une note interne (à droite dans les détails de la notification, sous le résumé).

  • Il faut commencer par vérifier que la notification de renouvellement existe ou non (via les fonctionnalités « Gérer les renouvellements » et « récupérer une décision d’orientation »). Si elle n’existe pas, il faut contacter la MDPH pour qu’elle émette la décision de renouvellement.

  • Une décision d’orientation est automatiquement archivée 90 jours après la date de fin de validité, sauf si celle-ci se trouve au statut « usager entré ». En effet, une décision d’orientation échue se trouvant au statut « usager entré » ne sera archivée que lorsque l’ESMS la placera au statut « usager sorti ».

  • Non, les notifications archivées ne sont plus accessibles.

  • Les ESMS ne peuvent pas modifier le contenu de la décision d’orientation via leur espace receveur. Pour modifier ces informations, il existe deux solutions :

    • la MDPH les modifie en émettant une nouvelle décision d’orientation ;
    • l’usager ou son accompagnant met à jour les informations via son DUA (dans les départements pour lesquels la fonctionnalité est ouverte).

  • Si vous le souhaitez, vous pouvez tracer tout contact avec l’usager grâce au statut « contact effectué ». À défaut, vous pouvez également utiliser la section « Notes internes » de la décision d’orientation, ou encore dans le champ « Précision » disponible au changement de statut de la notification.

  • Dans ce type de cas, il convient de signaler cette erreur à la MDPH pour qu’elle puisse corriger et indiquer la date à prendre en considération.

  • Une décision d’orientation est automatiquement archivée 90 jours après la date de fin de validité, sauf si celle-ci se trouve au statut « usager entré ». En effet, une décision d’orientation échue se trouvant au statut « usager entré » ne sera archivée que lorsque l’ESMS la placera au statut « usager sorti ».

  • Il n’est pas de possible d’ajout de PJ en tant qu’ESMS. Seule la MDPH peut ajouter des pièces jointes au dossier.

  • Non, l’accord de l’usager est nécéssaire pour lire les informations médicales.

  • Le nombre de jours à renseigner est le nombre total sur l’année concernant la décision correspondante.

Contenu des décisions d’orientation

  • Non, seule la MDPH peut modifier ces éléments, mais il est possible pour les utilisateurs ESMS d’indiquer des « notes internes » à la notification dans l’encart du même nom.

  • Non, la MDPH ne peut pas modifier directement dans l’outil une décision d’orientation erronée. Seul l’import d’un nouveau fichier contenant la décision corrigée permettra de modifier ces informations.

  • Non, les notes internes sont visibles uniquement par l’établissement en charge de la notification.

  • Pas de possibilité d’ajout de pièce jointe en tant qu’ESMS. Seule la MDPH peut ajouter des pièces jointes au dossier.

  • Ce symbole signifie « Orientation Alternative ».
    L’orientation alternative est proposée dans le cadre du plan d’accompagnement global. Il s’agit d’une orientation vers un type d’établissement qui n’est pas celui ciblé en premier lieu par la CDAPH mais qui peut quand même répondre aux besoins de l’usager et qui est en corrélation avec l’offre locale.
    Voici un lien vers le site de la CNSA à consulter pour aller plus loin dans la compréhension de ce sujet : Réponse accompagnée pour tous : la démarche | CNSA

  • Non, les notes internes sont propres à chaque ESMS et ne sont donc visibles que de ces derniers. Seuls les commentaires transmis dans le cadre du changement de statut sont visibles de la MDPH.

  • Cette fonctionnalité permet d’éditer les codes de connexion à l’espace Usager. Cet espace permet à ce dernier de suivre ses demandes d’admission mais également de gérer son DUA dans les départements où la fonctionnalité est ouverte.

Dossier unique d’admission

  • Non, il n’est possible de faire qu’une demande d’actualisation d’un DUA à la fois. Cependant, le commentaire étant en saisie libre, vous pouvez poser plusieurs questions dans le champ « Précisions à transmettre ».

  • Oui, vous pouvez récupérer la gestion d’un DUA qui a été créé par un usager si et seulement si un autre accompagnant professionnel n’est pas déjà référent du dossier.

  • Vous ne pouvez récupérer le dossier vous même. C’est à l’accompagnant actuellement responsable du DUA de vous en transférer la gestion.

  • Un kit de communication à destination des usagers peut vous être mis à disposition par votre MDA, MDPH ou par votre Conseil Départemental.

Gestion des statuts

  • Dans ce cas là il sera nécessaire d’attendre le début de la période de validité indiquée sur la notification de renouvellement.

  • Les trois statuts de mise en liste d’attente indiquent chacun un niveau d’avancement différent.

    • Le statut « Liste d’attente – En cours d’analyse, demande d’admission reçue » indique que l’établissement est en train d’examiner le dossier.
    • Le statut « Liste d’attente – Admissible » indique que l’établissement estime que l’usager correspond bien aux critères d’accompagnement de l’établissement, mais qu’aucune place n’est disponible pour le moment.
    • Le statut « Liste d’attente – Admis » indique que l’établissement s’engage sur une date d’admission prévisionnelle pour l’usager.

  • Le retour est déclaré directement dans le tableau de bord au statut des notifications reçues :

    • Si acceptation de l’admission impossible la notification passe dans l’onglet « Sans suite »
    • Si l’admission impossible est refusée par la MDPH, la notification revient dans l’onglet « Notifications » pour pouvoir être traitée de nouveau

  • Non, la notification n’est pas annulée. Par contre, l’ensemble des établissements pourra voir l’information dans la partie “parcours de l’usager”. Les établissements qui le souhaitent peuvent prononcer une admission impossible au motif “usager admis dans un autre établissement”.

    • Admissible – L’usager est éligible à une admission dans l’ESMS, mais nous ne connaissons pas encore sa date d’entrée.
    • Admis – L’usager va être admis dans l’ESMS à la date qui est associée au statut

  • Il n’est pas possible de directement faire le changement de statut. La solution de contournement est de retirer l’usager de la liste d’attente et de l’ajouter dans le nouveau statut souhaité.

  • Il s’agit de décisions qui ne sont pas dans le tableau de bord d’aucun ESMS ou dans un statut qui ne permet pas leur traitement. Les 2 raisons principales sont :

    • Aucun ESMS n’a été ciblé par la MDPH lors de la création de la décision d’orientation (et aucun ESMS ne l’a récupéré).
    • Tous les ESMS ciblés ont refusé ou sortis l’usager de leur tableau de bord.