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• En 2021, tous les ESMS de la région PACA utilisant VT PH ont été synchronisés avec le répertoire opérationnel des ressources (ROR).
• Le ROR est aujourd’hui, le référentiel de description des ressources sanitaires, médico-sociales et sociales de l’offre de santé en PACA.
• Intégré au Portail de Santé Paca, les utilisateurs d’ESMS synchronisés avec le ROR, doivent désormais se connecter à VT via le Portail de santé PACA.

PREMIÈRE CONNEXION SUR LE PORTAIL DE SANTÉ

• Lors de la synchronisation ROR / VT PH en 2021, un compte professionnel a été créé dans le ROR pour chaque professionnel qui possédait alors un compte dans VT PH.
• Un mail de bienvenu a été envoyé à chaque professionnel lors de la création de son compte.
• Ce mail contient un lien temporaire de connexion au Portail de santé PACA, valide uniquement pendant 24h.

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Dans le ROR – Gestion des comptes RESPONSABILITÉS DU DIRECTEUR ET DU RÉFÉRENT ÉTABLISSEMENT

CRÉER UN NOUVEAU COMPTE UTILISATEUR VT À PARTIR DU ROR

RÔLES ET DROITS ASSOCIÉS – ÉQUIVALENCE ROR / VT

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UTILISATION DES FILTRES

• Utilisation des filtres : Cliquer sur Statuts ou sur Indicateurs, puis choix du filtre et Filtrer.
• Le bouton Réinitialiser annule le filtre mémorisé
• Attention : si les filtres ne sont pas visibles, cliquer sur « Afficher les filtres »
• Lorsque vous quittez votre session avec un filtre activé vous la retrouverez avec ce même filtre lors de la prochaine connexion.
• La signification du code couleur est propre à chaque ESMS. Cela est à définir en interne en fonction de vos besoins.

MISE EN ÉVIDENCE DES DOSSIERS QUI POSSÈDENT PLUSIEURS DÉCISIONS D’ORIENTATION DIFFÉRENTES

RÈGLES DE GESTION DES STATUTS DE VIATRAJECTOIRE

Les statuts correspondent à l’état d’avancement du traitement de la notification dans le tableau de bord.

ACCÉDER AU CONTENU DE LA NOTIFICATION

A. ACCÈS AU DOSSIER ENTIER

L’accès aux informations du dossier se fait en cliquant sur le nom de l’usager. Vous pouvez imprimer ces informations ou les transformer en fichier PDF en cliquant sur « Imprimer ».

B. ACCÈS AU RÉCAPITULATIF DU DOSSIER (parcours de l’usager)

– À partir du tableau de bord : cliquer sur le n° de dossier ; la fenêtre suivante s’ouvre.

Cette fenêtre vous permet de voir les différentes catégories d’ESMS qui ont été ciblées et en bout de ligne si vous cliquez sur la maison dans la colonne « action », vous accédez aux établissements qui ont reçus une notification pour cet usager. En cliquant sur une des catégories vous dépliez la fenêtre et accédez au détail des notifications envoyées aux ESMS avec vue sur le statut de la notification dans chacun d’eux.

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RÉCAPITULATIF DES NOTIFICATIONS ENVOYÉES POUR UNE MÊME DÉCISION D’ORIENTATION

RÉCAPITULATIF DU PARCOURS D’UN USAGER ET HISTORIQUE DE SES ORIENTATIONS

1. Cliquer sur le numéro de l’usager pour accéder à son parcours.
2. Une fenêtre s’ouvre présentant les différentes décisions d’orientations rattachées à cet usager.
3. Possibilité d’afficher ou de masquer les orientations expirées.
4. Cliquer sur la ligne d’une des décisions d’orientations pour faire apparaître le niveau d’avancement du traitement de cette notification par chacun de ESMS notifiés.

GESTION DE LA LISTE D’ATTENTE – POSSIBILITÉ DE FLÉCHER VISUELLEMENT LE NIVEAU DE PRIORISATION

Aucune incidence de l’utilisation ou non de cette fonctionnalité.

Option à la main des établissements pour faciliter le suivi et la priorisation des demandes sur leur liste d’attente

SYNTHÈSE DES ACTIONS ET DÉLAIS POUR CHACUN DES ONGLETS DU TABLEAU DE BORD DE LA GESTION DES NOTIFICATIONS REÇUES

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ÉTAPE 1 : RÉCUPÉRER UNE DÉCISION D’ORIENTATION QUI NE SE TROUVE PAS DANS L’ONGLET « NOTIFICATIONS »

Vous avez échangé avec un usager qui souhaite déposer une demande d’admission dans votre ESMS, mais vous n’avez pas reçu la notification dans votre onglet “Notifications” car votre ESMS n’était pas ciblé. Il faut que vous recherchiez la décision d’orientation de l’usager pour la récupérer dans votre tableau de bord et assurer le suivi.

1. Vérifier par une recherche rapide que la notification ne se trouve pas déjà dans votre tableau de bord des notifications reçues.
   
2. Fonction : récupérer une décision d’orientation
   

ÉTAPE 2 : RÉCUPÉRER UNE DÉCISION D’ORIENTATION QUI NE SE TROUVE PAS DANS L’ONGLET « NOTIFICATIONS »

Important : si plusieurs décisions d’orientation en cours de validité existent dans ViaTrajectoire, il est nécessaire de vérifier les caractéristiques de chacune d’elles pour récupérer celle qui correspond à la notification papier de l’usager : même catégorie/ type de droits et prestations + même temporalité d’accueil + date de décision et période de validité identique.

ÉTAPE 3 : RÉCUPÉRER UNE DÉCISION D’ORIENTATION QUI NE SE TROUVE PAS DANS L’ONGLET « NOTIFICATIONS »

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RECHERCHE DE LA NOTIFICATION AFIN DE VISUALISER COMMENT ELLE A ÉTÉ CIBLÉE

Je suis sur 2 établissements : Un FOYER DE VIE et un FAM.

L’usager est entré sur le Foyer de vie et je n’arrive pas à récupérer la notification pour le transférer sur le FAM. 

1. Aller sur le tableau de bord du Foyer de vie, chercher l’usager concerné et cliquer sur son nom. 
2. Dans “Identité de l’usager et décision d’orientation (lecture seule)”, descendre sur “Informations relatives à la décision d’orientation”.

NOTIFICATION CIBLÉE SUR LA CATÉGORIE D’ÉTABLISSEMENT (Importation en V0)

Cette notification est ciblée sur la catégorie d’établissement : 382 – Foyer de Vie pour Adultes Handicapées.

Or cet usager doit être entré dans un FAM – catégorie d’établissement : 437 – Foyer d’Accueil Médicalisé pour Adultes Handicapés (F.A.M.) (voir 448 – Établissement d’accueil médicalisé en tout ou partie pour personnes handicapées (E.A.M.) maintenant).

Il faut, dans ce cas, demander à l’ESMS de prendre contact avec sa MDPH afin que celle-ci cible la notification sur “Types de droit et prestation” (Importation V1)

NOTIFICATION CIBLÉE SUR “TYPES DE DROIT ET PRESTATION” (Importation en V1)

Cette notification est ciblée sur le type de droits et prestations : 13.1.2 – Foyer de Vie (FV)

Or le FAM est un établissement : 13.2.1 – Foyer d’Accueil Médicalisé (FAM)

Voir onglet : ADMINISTRATION, Établissements, Infos Générales, descendre sur “Types de droit et prestation”

Il faut alors cocher : 13.1.2 – Foyer de Vie (FV) en plus du FAM, afin de pouvoir récupérer la notification.

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CAS D’USAGE 1 – COORDONNÉES PACA

• Dans Via trajectoire, cliquer sur l’onglet “ANNUAIRES”
• Cliquer sur “Coordonnées des MDPH

• Sélectionner dans Région : Provence-Alpes-Côte d’Azur
• Sélectionner le Département

CAS D’USAGE 2 – COORDONNÉES HORS RÉGIONS

• Dans ViaTrajectoire, cliquer sur l’onglet “ANNUAIRES”
• Cliquer sur “Contacts en région”

• Sélectionner la Région de votre choix et vos contacts s’affichent

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COMMENT CHANGER UN “USAGER ENTRÉ” D’UNE UNITÉ D’UN MÊME ÉTABLISSEMENT Dans l’onglet “Usagers entrés” :

• Cliquer sur le nom de l’usager
• Sélectionner une action
• Ajouter un nouvel accompagnement

Dans choisir le statut :

• Cliquer sur “Mettre au statut “Usager entré””
• Sélectionner une autre unité
• Valider la date de l’entrée de l’usager
• Valider

• Si l’usager doit être sur les 2 unités, votre saisie est terminée.
• Si l’usager a quitté l’internat pour le semi internat, il faut retourner sur l’accompagnement, cliquer sur “Changer le statut”, et valider “Mettre au statut “Usager sorti”

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Comment tracer l’accompagnement d’un usager sur deux unités ?

A destination de : toute personne disposant d’un compte “MSPH-ESMS”

Exemple de cas d’usage :

Positionner une unique notification sur :

• une unité “temporaire” au statut “Entré”
• une unité “Accueil permanent” au statut “Liste d’attente – Admissible”

SAISIR UNE ENTRÉE SUR UN PREMIER MODE D’ACCUEIL DE L’ESMS

• Dans l’onglet HANDICAP – Gérer les notifications reçues – Tableau de bord de l’ESMS.
• Rechercher la décision (Cf. Fiche pratique “Récupérer une décision d’orientation (notification)” si besoin).
• Cliquer sur la décision (cliquer sur le nom de l’usager)
• “Sélectionner une action”
• Mettre au statut “Usager entré”.

Résultat : la décision bascule dans l’onglet “Notifications” à “Usagers entrés” avec le statut :

SAISIR UNE ENTRÉE SUR UN PREMIER MODE D’ACCUEIL DE L’ESMS

• Onglet Usagers Entrés – Cliquer sur la décision – “Sélectionner une action” – Mettre au statut “Ajouter un nouvel accompagnement”.

• Choisir le statut de cet accompagnement :

• Une fois le statut choisi, je sélectionne l’unité : Il est possible d’ajouter des précisions selon le statut choisi.

VISIBILITÉ DES DEUX MODES D’ACCOMPAGNEMENT

Résultat : les deux accompagnements sont visibles sur la décision.

A droite de la décision, c’est le statut le plus avancé qui est indiqué :

La décision est présente sur les deux onglets :

• “Usagers entrés”

• “Liste d’attente”

BON À SAVOIR

Suite à ces manipulations, les deux notifications sont traitées de manière indépendante l’une de l’autre (évolution de statut, annulation…).

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Le tableau de bord “Gérer les notifications reçues” permet aux établissements de consulter et d’effectuer des actions sur l’ensemble des décisions d’orientation pour lesquelles ils ont été ciblés.

Nb : Même si un ESMS n’a pas été notifié en premier lieu, il peut à tout moment incorporer une nouvelle décision d’orientation (DO) dans son tableau de bord en allant la récupérer dans le “stock” MDPH s’il est muni préalablement du numéro d’individu de la personne ainsi que de sa date de naissance.

ACCÉDER AU TABLEAU DE BORD

Cliquez sur le menu HANDICAP puis “Gérer les notifications reçues” pour accéder à votre tableau de bord.

PRÉSENTATION DES DIFFÉRENTS ESPACES DU TABLEAU DE BORD

ZOOM SUR LES FILTRES : SÉLECTION DE VOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Permet d’établir des filtres internes propre à l’ESMS. N’est pas partagé dans les tableaux de bord MDPH. A définir dans chaque ESMS :

• La recherche par Département ou catégories d’ESMS n’est possible que si l’utilisateur (pas nécessairement un directeur) est responsable d’ESMS relevant de différentes catégories ou de MDPH différentes.
• Le dernier environnement que vous allez définir avec vos filtres sera conservé lors de la connexion suivante.

LISTES DES STATUTS DES DÉCISIONS D’ORIENTATIONS PAR ONGLETS

ZOOM SUR L’ICÔNE “ACTIONS” : VUE SUR LES AUTRES ESMS QUI ONT ÉTÉ ÉGALEMENT NOTIFIÉS

OUVRIR UN DOSSIER VIATRAJECTOIRE

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Contexte : Votre tableau de bord (TDB) dispose de 7 onglets différents, cette fiche pratique vous guidera dans la signification des différents statuts associés.

A destination de : toute personne disposant d’un compte “MSPH-ESMS”

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ViaTrajectoire vous permet d’accéder au parcours de l’usager (décisions d’orientations en cours et expirées).

ACCÉDER AUX AUTRES ÉTABLISSEMENTS CONTACTÉS

Le symbole suivant permet d’afficher l’ensemble des ESMS destinataire de la décision d’orientation :

Vous avez uniquement accès aux ESMS qui ont une notification liée à la même décision d’orientation que la vôtre. Pour voir les ESMS contactés pour d’autres décisions d’orientation sur le même usager, il faut utiliser le numéro individu, voir ci-dessous.

ACCÉDER AU PARCOURS ENTIER DE L’USAGER

En cliquant sur le N°individu, vous pouvez voir toutes les orientations proposées pour cet usager vers toutes les catégories d’ESMS dont la vôtre.

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• Lorsque vous souhaitez retirer une personne de votre liste d’attente, il existe une action “Retirer de la liste d’attente” qui permet de repasser la notification au statut “Notification lue”.
• Le fait que la personne ait été placée en “Liste d’attente” restera visible au niveau de l’historique.

SÉLECTIONNER LA NOTIFICATION CONCERNÉE À PARTIR DE L’ONGLET “LISTE D’ATTENTE”

DANS “ACCOMPAGNEMENTS DANS MES UNITÉS”: CLIQUER SUR “CHANGER LE STATUT” PUIS SÉLECTIONNER “RETIRER DE LA LISTE D’ATTENTE”

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Le ou les “Référent(s) Établissement et ESMS” est/sont responsable(s) des droits d’accès à l’application ViaTrajectoire.
Deux rôles sont essentiels pour gérer les comptes utilisateurs et les établissements/unités, rôles qui sont attribués sur le Portail de
anté PACA.
Le rôle “Référent Établissement” permet de créer les comptes des utilisateurs et de mettre à jour son établissement et son ou ses
unités sur le Portail de Santé PACA.
Le rôle “VTPH – Référent ESMS” est une habilitation qui permet d’attribuer des droits aux membres de votre établissement pour qu’ils
puissent utiliser ViaTrajectoire. Il peut également mettre à jour l’onglet “Annuaire” de votre établissement dans ViaTrajectoire.
Le référent ESMS peut :
– Gérer la fiche établissement dans le ROR (avec le référent établissement)
– Gérer les habilitations des professionnels rattachés à son établissement
– Aider un professionnel bloqué dans l’accès à son compte sur le Portail de santé PACA (hors autres Référents ou Directeur)

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RÉACTIVER UNE NOTIFICATION DANS L’ONGLET “SANS SUITE”

Lorsqu’un usager est mis au statut usager entré dans un ESMS, le système peut demander à maintenir (ou non) les statuts “liste
d’attente” de cet usager dans d’autres ESMS du même types sollicités.

Lors de l’admission d’un usager dans un ESMS, les notifications pour ce même usager dans les autres ESMS notifiés seront automatiquement annulées sous 2 jours.
Elles passent alors dans l’onglet “Sans suite”.
Il existe cependant la possibilité de réactiver une notification annulée automatiquement suite à l’entrée de l’usager au sein d’un autre ESMS.
Uniquement pour de décisions d’orientation en cours de validité.

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La connexion des professionnels de santé à VT HANDICAP se fera par le Portail de santé PACA.
Pour une assistance à votre connexion au site santé PACA, consulter ce guide : https://tutos.iess.fr/authentification/

Renseigner vos identifiants et mot de passe, puis cliquer sur “Se connecter”.

Après votre connexion sur le Portail de santé PACA, dans la rubrique “Applications mises en avant”, Cliquer sur l’encadré “ViaTrajectoire” pour basculer sur la plateforme correspondante et ensuite vous connecter à VT HANDICAP.

Pour les directeurs et référents, une double authentification est nécessaire pour le site Portail de santé PACA.
Après avoir renseigné identifiant et mot de passe, il vous sera demandé un second code “OTP” (One Time Password).

Les modes de réception du code OTP sont issus des éléments renseignés dans votre profil du ROR.

Après avoir indiquer le code, avant de cliquer sur “Valider”, vous pouvez cocher la case “Faire confiance à ce poste {…}” afin que votre authentification soit valable 24h.

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