Retrouvez le tableau de synthèse des changements suite à la synchronisation ROR / VT PH en cliquant ici.

L’accès à ViaTrajectoire PH se fait via le Portail de Santé PACA, retrouvez le chemin à suivre en cliquant ici.

Consultez la fiche pratique sur la gestion de sa fiche établissement dans le ROR en cliquant ici.

Toute la documentation de la gestion de comptes utilisateurs est disponible dans cette fiche pratique.

Retrouvez la fiche pratique sur la significations des statuts dans VT PH en cliquant ici.

Consultez la fiche pratique, disponible en cliquant ici.

Pour consulter la fiche pratique sur la gestion des renouvellements, cliquez-ici.

La démarche à faire pour récupérer une notification est expliquée dans la fiche pratique, accessible en cliquant ici.

Pour consulter la fiche pratique sur la réactivation d’une décision d’orientation, cliquez-ici.

Pour consulter la fiche pratique sur la récupération d’une notification entre deux ESMS de ma structure, cliquez-ici.

Cette fiche vous indique comment consulter les coordonnées MDPH PACA et autres régions, cliquez-ici.

Cette fiche vous indique comment changer d’unité pour un usager (d’un même établissement), cliquez-ici.

Cette fiche vous indique comment tracer l’accompagnement d’un usager sur deux unités ?, cliquez-ici.

Cette fiche vous indique comment accéder à mon tableau de bord, cliquez-ici.

Cette fiche vous explique la signification des statuts, cliquez-ici.

Cette fiche vous indique comment accéder à la gestion des usagers entrés et au parcours de l’usager, cliquez-ici.

Cette fiche vous indique retirer une notification de la liste d’attente, cliquez-ici.

Cette fiche vous indique comment identifier mon référent, cliquez-ici.

Cette fiche vous indique comment réactiver une notification dans l’onglet “Sans suite”, cliquez-ici.

Cette fiche vous indique comment se connecter à Mon compte ViaTrajectoire, cliquez-ici.

La MDPH peut joindre des documents à la notification. Les ESMS n’ont pas cette possibilité. En revanche, ceci peut faire l’objet d’une demande d’évolution de l’outil.

Oui, cette information est affichée sur le tableau de bord de la MDPH.

Les renouvellements font l’objet d’un nouvel examen en CDAPH et d’une décision d’orientation et donc d’une nouvelle notification.
À l’arrivée de cette nouvelle notification, l’outil détecte automatiquement toute décision similaire précédente et propose son classement en « usager sorti ».

Non, un dialogue direct entre l’ESMS et la MDPH doit être instauré simultanément à la sélection de l’action « demande de réorientation » de ViaTrajectoire.

L’export des décisions est possible pour l’ensemble des dossiers et par onglet (cf. bouton « exporter » en entête de tableau)

Il appartiendra à chaque MDPH de définir un paramétrage lui permettant d’ouvrir l’accès au portail usager.

En fin de ligne d’une notification (colonne actions), une icône permet de visualiser le statut de cette notification dans les autres ESMS l’ayant également reçue.

Pour rappel, par défaut, l’entrée d’un usager dans une structure provoque automatiquement l’annulation de sa notification pour les autres structures. Toutefois, sur décision de la MDPH, la notification peut rester active sur un des établissements (exemple : souhait de l’usager).

Oui, il est possible de réaliser plusieurs entrées ou sorties sur une même notification.

La MDPH a la possibilité de modifier la fiche de la décision et compléter celle-ci avec des informations de contact plus complètes. (tél, mail, identité des parents/tuteurs …). Cette fonctionnalité n’est pas donnée aux ESMS et pourra faire l’objet d’une demande d’évolution de l’outil.

Il existe 2 cas de figure :

• Deux décisions ont été émises par la MDPH. La notification qui concerne l’accueil temporaire pourra traité indépendemment. L’usager doit être placé au statut « usager entré » sur cette dernière durant toute la durée de son séjour. La notification qui concerne l’accueil permanent doit être positionné en liste d’attente.
• Une seul décision a été émise par la MDPH. L’usager doit être positionné au statut usager entrée sur l’unité qui est paramétrée pour l’accueil temporaire. Pour indiquer son positionnement en liste d ‘attente concernant l’accueil permanent, il est nécéssaire d’utiliser la fonctionnalité « ajout d’un nouvel accompagnement ».

Non, seule la MDPH peut modifier ces éléments, mais il est possible pour les utilisateurs ESMS d’indiquer des « notes internes » à la notification dans l’encart du même nom.

Non, la MDPH ne peut pas modifier directement dans l’outil une décision d’orientation erronée. Seul l’import d’un nouveau fichier contenant la décision corrigée permettra de modifier ces informations.

Après avoir indiqué un statut “usager entré”, il est possible de revenir sur ce changement pendant 2 jours, après quoi il n’est plus possible d’annuler ce changement de statut et il sera nécessaire de procéder à une “sortie”. Pour tout autre statut, le retour en arrière est toujours disponible.

Non, les notes internes sont visibles uniquement par l’établissement en charge de la notification.

Pas de possibilité d’ajout de pièce jointe en tant qu’ESMS. Seule la MDPH peut ajouter des pièces jointes au dossier.

Il faut ajouter un nouvel accompagnement sur la nouvelle unité et le sortir l’usager de l’ancienne. Pour réaliser cette démarche, procéder comme suit : Accéder à la décision d’orientation de l’usager depuis votre tableau de bord.
Cliquer sur le menu déroulant “sélectionner une action” en haut de l’écran et choisir “Ajouter un accompagnement” Choisir la nouvelle unité accompagnant l’usager et les dates associées si nécéssaire. Sur la ligne indiquant l’ancienne unité, changer le statut pour sortir l’usager de cette dernière

Les ESMS ne peuvent pas modifier le contenu de la décision d’orientation. Seule la MDPH peut effectuer les modifications nécessaires.

Une décision d’orientation est automatiquement archivée 90 jours après la date de fin de validité, sauf si celle-ci se trouve au statut « usager entré ». En effet, une décision d’orientation échue se trouvant au statut « usager entré » ne sera archivée que lorsque l’ESMS concerné la placera au statut « usager sorti ».

Non. En revanche, la colonne « Validité » du tableau de bord accessible depuis l’onglet « HANDICAP » > « Gérer les notifications reçues » affiche un code couleur : noir (plus de trois mois de validité), orange (moins de trois mois de validité restants) ou rouge (date de validité expériée).

Plusieurs possibilités permettent de consulter des statistiques dans ViaTrajectoire handicap :

1. Dans votre Tableau de bord VT PH (via l’onglet “HANDICAP” cliquer sur “Gérer les notifications reçues”) : en bas de page le nombre de notifications et de dossiers présents est indiqué pour chaque onglet.
2. Depuis la page d’accueil, passer votre souris sur l’onglet « Observatoire » et cliquer surle sous-menu « Handicap » : selon vos habilitations il vous sera possible de commander des rapports. Pour y accéder il est nécessaire de posséder les droits VT PH – Statistiques ESMS. Le/les référents viatrajectoire de votre établissement sont en capacités de vous ajouter cette habilitation spécifique (via le ROR, l’application gérant les habilitations ViaTrajectoire) En cas de difficulté le référent peut contacter le centre de service par mail : viatrajectoire@ies-sud.fr
3. SIDSDO : L’outil est mis à disposition par la CNSA et permet d’éditer un panel d’indicateurs liées à l’activité ViaTrajectoire PH. Vous trouverez la procédure de demande d’accès à l’outil ici

Dans ce cas là il sera nécessaire d’attendre le début de la période de validité indiquée sur la notification de renouvellement.

Une décision d’orientation est automatiquement archivée 90 jours après la date de fin de validité, sauf si celle-ci se trouve au statut « usager entré ». En effet, une décision d’orientation échue se trouvant au statut « usager entré » ne sera archivée que lorsque l’ESMS la placera au statut « usager sorti ».

Non, les notifications archivées ne sont plus accessibles

Dans ce cas là il sera nécessaire d’attendre le début de la période de validité indiquée sur la notification de renouvellement.

Si on dispose des deux décisions d’orientations, l’obsolète et la nouvelle. Il est nécessaire d’acter la sortie de l’usager dans la décision obsolète : pour cela changer le statut à “usager sorti” (motif “renouvellement”) Puis acter depuis la nouvelle notification en le passant au statut « mise en liste d’attente » (s’il s’agit d’un renouvellement pour un usager en liste d’attente) ou « usager entré » selon la situation. Si on ne dispose pas de la nouvelle notification, il est possible de la récupérer via la fonction dédiée « Handicap > Récupérer décision d’orientation ».

Le statut “période d’essai est disponible pour toute notification (via le bouton habituel “sélectionner une action” dès lors que l’on est connecté en tant qu’utilisateur d’un ESMS de type ESAT (Établissement et Service d’Aide par le Travail).

Si la période d’essai est renouvelée, alors on ne change pas le statut de la notification “période d’essai”, mais il est possible d’ajouter une précision écrite via une note interne (à droite dans les détails de la notification, sous le résumé)

Il faut commencer par vérifier que la notification de renouvellement existe ou non (via les fonctionnalités « Gérer les renouvellements » et « récupérer une décision d’orientation »). Si elle n’existe pas, il faut contacter la MDPH pour qu’elle émette la décision de renouvellement.

Même dans le cas d’une orientation ciblée, l’usager peut contacter un autre établissement tant qu’il correspond aux critères explicités dans la décision d’orientation.

Non. Le renouvellement est effectué sur ViaTrajectoire une fois la décision émise par la CDPAH. La procédure en amont de cette émission reste à ce jour inchangée. S’il est nécessaire d’envoyer un dossier papier pour la prise de décision en CDAPH, ViaTrajectoire ne prévoit pas aujourd’hui de remplacer ce processus.

Oui. Cette information est présente lorsque l’on ouvre la décision d’orientation depuis le tableau de bord et que l’on consulte la section « Contenu du dossier » > « Décision d’orientation ». L’information se trouvera alors dans le champ « Ressources propres à la personne ».
NB : ce champ ne sera visible qu’après avoir coché la case indiquant que l’établissement a recueilli l’accord de l’usager pour consulter l »intégralité de son dossier.

Dans ce type de cas il convient de signaler cette erreur à la MDPH pour qu’elle puisse corriger et indiquer la date à prendre en considération.

Oui, elles sont valables sur tout le territoire. C’est également grâce à cela que l’on peut récupérer les décisions d’orientation d’autres MDPH.

La gestion des habilitations ViaTrajectoire (VT) est désormais déportée dans le Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR). Cela a eu plusieurs effets : Les habilitations ont toutes par défaut une durée de validité de 5 ans Dès lors qu’une habilitation arrive à échéance, elle est automatiquement renouvelée à la connexion d’un usager. Il n’est donc plus nécessaire de mettre à jour les habilitations dans VT même lorsqu’elles arrivent à échéance. Il est par contre important de supprimer toute habilitation qui ne serait plus d’actualité

La MDPH est en mesure de « notififier » un ou plusieurs ESMS afin d’envoyer directement à ces établissements dans ViaTrajectoire Handicap une notification pour examen de la décision d’orientation.

Les trois statuts de mise en liste d’attente indiquent chacun un niveau d’avancement différent. Le statut « Liste d’attente – En cours d’analyse, demande d’admission reçue » indique que l’établissement est en train d’examiner le dossier. Le statut « Liste d’attente – Admissible » indique que l’établissement estime que l’usager correspond bien aux critères d’accompagnement de l’établissement, mais qu’aucune place n »est disponible pour le moment. Le statut « Liste d’attente – Admis » indique que l’établissement s’engage sur une date d’admission prévisionnelle pour l’usager.

Ce symbole signifie « Orientation Alternative ».
L’orientation alternative est proposée dans le cadre du plan d’accompagnement global. Il s’agit d’une orientation vers un type d’établissement qui n’est pas celui ciblé en premier lieu par la CDAPH mais qui peut quand même répondre aux besoins de l’usager et qui est en corrélation avec l’offre locale. Voici un lien vers le site de la CNSA à consulter pour aller plus loin dans la compréhension de ce sujet : Réponse accompagnée pour tous : la démarche | CNSA

La mise à jour se fait par le ROR puis remonte dans ViaTrajectoire suite à une synchronisation manuelle du compte. Cette opération n’aura pas d’incidence sur les accès.

Indiquer l’unité (temporaire ou permanente selon les cas) dans laquelle l’usager est accueilli, indiquer dans les notes internes du dossier les jours de la semaine où l’usager est présent dans l’établissement. Sortir l’usager de l’unité en question lorsque l’accompagnement est terminé. Pour rappel, les unités temporaires peuvent accueillir des usagers de manière séquentielle ou continue, mais sur une période maximum de 90 jours par an.

Non. Mais les utilisateurs ESMS peuvent paramétrer cela depuis leur page d’accueil : cliquer sur votre nom en haut à droite pour accéder aux paramètres de votre compte. Sur la page qui s’affiche, descendre dans la section « Mes habilitations », et cocher les cases de la colonne la plus à droite intitulée « Réception de mail ».

Non il n’est pas possible pour un ESMS de réorienter directement vers un autre ESMS. Pour ce faire, deux solutions : Soit l’ESMS vers lequel nous souhaitons réorienter l’usager est de la même catégorie. L’ESMS de départ déclare une sortie de l’usager et l’ESMS d’arrivée récupère la notification pour faire entrer l’usager dans son établissement Soit l’ESMS vers lequel nous souhaitons réorienté n’est pas de la même catégorie. Il faut alors effectuer une demande de réorientation à la MDPH qui prendra le relais.

Le retour est déclaré directement dans le tableau de bord au statut des notifications reçues.

Non, les notes internes sont propres à chaque ESMS et ne sont donc visible que de ces derniers. Seules les commentaires transmis dans le cadre du changement de statut sont visibles de la MDPH.

Se connecter sur le portail de santé PACA, puis sur le Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR)
Sur le ROR, cliquer sur le menu “Mon Compte” en haut à droite de l’écran puis accéder à la fonctionnalité.
Dans la partie établissements associés, cliquer sur l’établissement dont vous souhaitez connaître le référent.
La liste des référents établissements et ViaTrajectoire apparaît alors sur la fiche établissement dans la section “informations complémentaires”.

Si vous le souhaitez, vous pouvez tracer tout contact avec l’usager grâce au statut ‘contact effectuée ». A défaut, vous pouvez également utiliser la section « Notes internes » de la décision d’orientation, ou encore dans le champ « Précision » disponible au changement de statut de la notification.

Il n’y a pas d’arbitrage à faire. L’objectif est de répondre aux sollicitations des usagers, en envoyant la notification de cette décision d’orientation dans plusieurs ESMS, cela multiplie les opportunités pour l’usager. C’est l’usager qui décide ensuite de l’ESMS qu’il souhaite rejoindre en fonction des réponses.